РЕГЛАМЕНТ

ОКРУЖНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЯКУТСКА

(утвержден постановлением Окружной администрации г. Якутска от 10.01.2022 г. № 1п)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящий Регламент определяет порядок организационного, документационного и информационного обеспечения деятельности Окружной администрации города Якутска (далее - Окружная администрация).

1.2. Исполнительно-распорядительную, координирующую и контрольную деятельность на территории города осуществляет глава городского округа «город Якутск» (далее - глава), возглавляющий Окружную администрацию на принципах единоначалия.

1.3. Глава имеет право делегировать часть своих полномочий первому заместителю, заместителям главы в соответствии с действующим законодательством, о чем издается соответствующее распоряжение.

1.4. Регламент Окружной администрации утверждается, изменяется и дополняется главой.

1.5. В перечень информационных ресурсов Окружной администрации входят:

1) документы, подписанные главой, первым заместителем главы городского округа «город Якутск», заместителями главы городского округа «город Якутск»;

2) документы на бумажных носителях, электронные документы и их электронные образы, компьютерные базы данных.

1.6. В перечень информационных сетей Окружной администрации входят:

1) сеть муниципальной электронной почты;

2) единая система электронного документооборота Республики Саха (Якутия)-  ЕСЭД;

3) территориальная сеть Окружной администрации;

4) локальные сети структурных подразделений Окружной администрации.

1.7. Информационные ресурсы Окружной администрации по доступу подразделяются на открытую информацию, служебную информацию, информацию ограниченного распространения.

1.8. К категории открытой информации относится информация, содержащаяся в документах и базах данных Окружной администрации и затрагивающая права и интересы граждан, не относящаяся к документам для служебного пользования (ДСП).

1.9. К категории служебной информации относятся:

1) информация, содержащаяся в документах и базах данных Окружной администрации, предназначенная для сотрудников Окружной администрации при выполнении ими своих функциональных обязанностей;

2) служебная переписка Окружной администрации с вышестоящими органами исполнительной власти, административными территориями, предприятиями и службами города;

3) содержание резолюций и поручений, справки, запросы.

1.10. Режим защиты информации в отношении документов, содержащих коммерческую и служебную тайну, неправомерное использование которых может нанести материальный, моральный или какой-либо другой ущерб городскому округу «город Якутск», Окружной администрации, регулируется Уставом городского округа «город Якутск» и специальными положениями, устанавливающими режим и правила обработки, защиты информации и информационных ресурсов. Режим защиты информации в отношении персональных данных устанавливается федеральным законом.

1.11. Требования настоящего Регламента распространяются на все документы Окружной администрации и обязательны для всех структурных подразделений и сотрудников Окружной администрации, а также подведомственных учреждений и организаций.

1.12. Исполнение требований настоящего Регламента при движении документов определяется требованиями системы электронного документооборота.

2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГЛАВЫ ГОРОДСКОГО ОКРУГА «ГОРОД ЯКУТСК»

2.1. Организация планирования деятельности главы городского округа «город Якутск»

2.1.1. Помощники заместителей главы городского округа «город Якутск» не позднее 25 числа каждого месяца представляют помощнику главы городского округа «город Якутск» предложения о мероприятиях с участием главы городского округа «город Якутск» на следующий месяц.

2.1.2 Помощник главы городского округа «город Якутск» доводит до начальника Управления обеспечения деятельности Окружной администрации города Якутска недельный план работы главы городского округа «город Якутск» в бумажном и электронном виде. Проект плана должен содержать название мероприятия, дату, время, место проведения, фамилии ответственных за их проведение.

2.2. Организация работы по подготовке и проведению городских мероприятий

2.2.1. Городские мероприятия проводятся в соответствии с Планом работы Окружной администрации города Якутска, утверждаемым главой городского округа «город Якутск».

2.2.2. Проект Плана работы Окружной администрации города Якутска (с разбивкой по кварталам) составляется отделом организационной работы Окружной администрации города Якутска с учетом обоснованных предложений структурных подразделений Окружной администрации города Якутска.

2.2.3 Для организации подготовки и проведения городского мероприятия создаются рабочие группы, состав которых утверждается распоряжением главы городского округа «город Якутск».

2.2.4. Проект акта о создании рабочей группы составляется структурным подразделением, начальник которого указан первым за проведение городского мероприятия согласно утвержденному Плану работы Окружной администрации города Якутска.

2.2.5. Рабочая группа организовывает подготовку:

1) Плана подготовки и проведения городского мероприятия (плана организационно-технических мероприятий);

2) сценария проведения городского мероприятия;

3) сметы расходов;

4) списка участников и приглашенных лиц;

5) раздаточного материала (информационных материалов, проектов решений, пригласительных билетов и т.д.);

6) места проведения.

2.2.6. При участии в городском мероприятии руководителей республиканских, федеральных органов власти, учреждений и организаций республиканского и федерального уровней сценарий проведения городского мероприятия согласуется с представителями указанных органов, учреждений и организаций.

2.2.7. Отдел организационной работы Управления обеспечения деятельности Окружной администрации города Якутска (далее – Отдел организационной работы) представляет доработанные с соблюдением государственного протокола материалы на согласование или утверждение заместителю главы городского округа «город Якутск» - руководителю аппарата Окружной администрации города Якутска.

2.2.8. Место проведения городских мероприятий определяется рабочей группой.

2.2.9. Оформление места проведения городского мероприятия должно соответствовать отраслевой тематике (в том числе фасада здания, фойе помещения, сцены).

2.2.10. Обязательно наличие атрибутов: флагов и гербов Российской Федерации, Республики Саха (Якутия), города Якутска.

2.2.11. Официальными языками торжественной части городских (республиканских) мероприятий являются русский и язык саха.

2.2.12. Устный перевод в ходе проведения городских (республиканских) мероприятий осуществляется в синхронном или последовательном режиме, при этом вариант устного перевода определяется организационным комитетом.

2.2.13. Освещение городских (республиканских) мероприятий в средствах массовой информации осуществляется в соответствии с медиа-планом, разработанным Отделом пресс-службы Окружной администрации города Якутска. В отдельных случаях осуществляется прямая трансляция городского (республиканского) мероприятия по телевидению и радио, что определяется рабочей группой.

2.2.14. Поздравление руководства города подлежит опубликованию в городской газете «Эхо столицы», на официальном сайте Окружной администрации города Якутска www.yakutskcity.ru не позднее, чем за один день до проведения либо в день проведения городского (республиканского) мероприятия. Контроль за опубликованием поздравления, доклада (выступления) руководства города Якутска осуществляет Отдел пресс-службы Окружной администрации города Якутска.

2.3. Порядок подготовки и направления официальных поздравлений

2.3.1. В годовой календарь официальных поздравлений включаются следующие официальные поводы (на основании информации структурных подразделений Окружной администрации): Государственные праздники Российской Федерации, государственные праздники субъектов Российской Федерации, профессиональные праздники российского уровня, юбилеи органов государственной власти Республики Саха (Якутия), подведомственных учреждений и организаций, их руководителей - на основании информации Управления кадров и муниципальной службы, Единого кадрового центра МКУ «Управление делами». Годовые календари официальных поздравлений должны содержать следующие данные: дата, наименование поздравляемого лица, официальный повод.

2.3.2. Исполнители, указанные в пункте 2.3.1. настоящего Регламента, вносят информацию об официальных поводах в Управление обеспечения деятельности до 01 декабря для включения в проект годового календаря официальных поздравлений на следующий год.

2.3.3. Отдел организационной работы формирует проект годового календаря официальных поздравлений и вносит на утверждение заместителю главы-руководителю аппарата Окружной администрации в срок до 10 декабря. При подготовке проектов официальных поздравлений исполнители должны учесть наличие деловой переписки, практику предыдущих поздравлений.

2.3.4. Внесение изменений в утвержденный годовой календарь официальных поздравлений осуществляется Отделом организационной работы на основании резолюции заместителя главы-руководителя аппарата Окружной администрации по предложениям исполнителей, указанных в пункте 2.3.1. В течение одного дня после получения резолюции Отдел организационной работы вносит соответствующие изменения в годовой календарь официальных поздравлений.

2.3.5. Заместитель главы-руководитель аппарата Окружной администрации - принимает решение о статусе официального поздравления и направляет на подпись соответствующему должностному лицу – главе или его заместителям.

2.3.6. Оформление и опубликование в средствах массовой информации официального поздравления производится Отделом пресс-службы Окружной администрации города Якутска.

2.3.7. Отправление адресатам поздравлений осуществляется в следующие сроки:

1) по городу Якутску - за 3 дня;

2) по Республике Саха (Якутия) - за 10 дней;

3) в регионы Российской Федерации - за 15 дней.

2.4. Порядок подготовки и направления официальных соболезнований

2.4.1. Подготовка письма или телеграммы соболезнования, а также некролога в связи с уходом из жизни государственных и общественных деятелей осуществляется советником главы по поручению заместителя главы-руководителя аппарата Окружной администрации.

2.4.2. Подготовленный проект письма или телеграммы, а также некролога, вносится для подписания главе.

2.4.3. Отправка подписанного (согласованного) письма соболезнования осуществляется Отделом оформления актов. Отправка телеграммы соболезнования осуществляется Отделом по работе с обращениями граждан и организаций.

2.4.4. Отправка подписанного (согласованного) некролога для опубликования в СМИ осуществляется Отделом пресс-службы Окружной администрации.

3. ПЛАН РАБОТЫ ОКРУЖНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЯКУТСКА И ОТЧЕТ ПО ИТОГАМ ГОДА

3.1. Планирование работы Окружной администрации

3.1.1. Окружная администрация города Якутска строит свою работу в соответствии с Планом работы Окружной администрации города Якутска (далее - План работы), утверждаемым на 1 год. Планы работы на год, квартал от структурных подразделений утверждаются у руководителя структурного подразделения и представляются в отдел организационной работы Управления обеспечения деятельности, не позднее 14 календарных дней до начала планируемого периода.

3.1.2. Отдел организационной работы обобщает поступившие планы, готовит проект плана работы Окружной администрации, проект распоряжения и согласовывает со структурными подразделениями.

3.1.3. Проект плана работы утверждается распоряжением Окружной администрации города Якутска.

3.1.4. Контроль за исполнением планов работы осуществляется заместителями главы городского округа «город Якутск», руководителями структурных подразделений Окружной администрации города Якутска.

3.2. План работы Окружной администрации города Якутска на год

3.2.1. План работы на год разрабатывается в соответствии с планами структурных подразделений, поручениями главы и его заместителей.

3.2.2. Все структурные подразделения представляют план работы на год в Отдел организационной работы не позднее 15 ноября.

3.2.3. Отдел организационной работы обобщает поступившие планы на год, готовит проект плана работы Окружной администрации, проект распоряжения и согласовывает со структурными подразделениями. Проект плана работы утверждается распоряжением Окружной администрации города Якутска.

3.3. План работы Окружной администрации города Якутска на квартал

3.3.1. План работы на квартал формируется на основании годового плана. Структурные подразделения направляют в отдел организационной работы планы работы на квартал не менее, чем за 14 календарных дней до начала планируемого периода.

3.4. План работы Окружной администрации города Якутска на месяц

3.4.1. План работы на месяц формируется на основании вырезки из квартального плана.

3.4.2. Утверждается у заместителя главы городского округа «город Якутск» - руководителя аппарата Окружной администрации, не позднее 30 числа каждого месяца.

3.5. Отчет по итогам года

3.5.1. По итогам года готовится сводный отчет в виде доклада перед населением городского округа «город Якутск» об итогах деятельности Окружной администрации за прошедший (отчетный) год.

3.5.2. Подготовка отчета осуществляется на основании распоряжения Окружной администрации города Якутска.

3.5.3. Проект распоряжения запускается Организационным отделом, в проекте определяются сроки предоставления отчетов структурными подразделениями Окружной администрации, подведомственными учреждениями и организациями с долей собственности городского округа «город Якутск», устанавливаются график подготовки отчета, состав рабочей группы, единые требования и структура доклада.

3.5.5. Департамент экономики и стратегического планирования Окружной администрации города Якутска осуществляет сбор отчетов об итогах деятельности за отчетный год от структурных подразделений, муниципальных казенных учреждений по управлению административными территориями, подведомственных организаций и предприятий с долей собственности городского округа «город Якутск», обобщает представленный материал и направляет на последующую редакцию для дальнейшего опубликования.

3.5.6. Глава городского округа «город Якутск» представляет Якутской городской Думе ежегодные отчеты о результатах деятельности Окружной администрации.

4. ПРАВОВЫЕ АКТЫ

4.1. Система муниципальных правовых актов городского округа «город Якутск»

4.1.1. В систему муниципальных правовых актов городского округа «город Якутск» входят:

1) Устав городского округа «город Якутск», правовые акты, принятые на местном референдуме;

2) нормативные правовые акты Якутской городской Думы, оформленные в виде правовых актов решения Якутской городской Думы, не имеющие нормативного характера;

3) постановления и распоряжения Председателя Якутской городской Думы;

4) постановления и распоряжения главы городского округа «город Якутск», распоряжения и приказы заместителей главы городского округа «город Якутск»;

5) постановления и распоряжения Окружной администрации города Якутска;

6) иные правовые акты руководителей органов местного самоуправления, органов Окружной администрации, структурных подразделений Окружной администрации города Якутска.

4.1.2. Глава по предметам своего ведения издает постановления и распоряжения Окружной администрации города Якутска, а также постановления и распоряжения главы городского округа «город Якутск».

4.1.3. Постановления Окружной администрации города Якутска принимаются в случаях, когда необходимо издать нормативный акт по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Республики Саха (Якутия).

4.1.4. Распоряжения Окружной администрации города Якутска издаются по вопросам организации работы Окружной администрации города Якутска.

4.1.5. Глава издает постановления и распоряжения по иным вопросам, отнесенным к его компетенции Уставом городского округа «город Якутск», Федеральным законом от 6 октября 2003 года №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», другими федеральными законами.

4.1.6. Первый заместитель главы издает распоряжения, заместители главы издают распоряжения и приказы.

4.1.7. Руководители органов Окружной администрации вправе издавать распоряжения и приказы руководителей органов Окружной администрации в пределах их компетенции, определенной положениями о соответствующих органах.

4.1.8. Руководители структурных подразделений вправе издавать распоряжения и приказы руководителей структурных подразделений в пределах их компетенции, определенной положениями о соответствующих структурных подразделениях.

4.2. Порядок опубликования и вступления правовых актов в силу

4.2.1. Правовые акты главы, заместителей главы и правовые акты Окружной администрации города Якутска вступают в силу со дня их подписания, если действующим законодательством или в самом акте не предусмотрено иное.

4.2.2. Постановления подлежат официальному опубликованию (обнародованию) и вступают в силу после их официального опубликования (обнародования) или в иной установленный в постановлении срок.

4.2.3. Нормативные правовые акты главы и нормативные правовые акты Окружной администрации города Якутска, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций, учредителем которых выступает городской округ «город Якутск», а также соглашения, заключаемые между органами местного самоуправления, вступают в силу после их официального опубликования.

4.2.4. Официальным печатным органом Окружной администрации для опубликования нормативных правовых актов является газета «Эхо столицы» и официальный сайт Окружной администрации yakutskcity.ru.

4.2.5. Правовые акты главы и правовые акты Окружной администрации города Якутска, изданные в пределах полномочий главы, в том числе как главы Окружной администрации города Якутска, обязательны для исполнения всеми расположенными на территории городского округа «город Якутск» организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, а также органами местного самоуправления, выборными и другими должностными лицами и населением и не требуют дополнительного утверждения органами государственной власти.

4.2.6. Правовые акты главы и правовые акты Окружной администрации города Якутска могут быть отменены, признаны утратившими силу либо их действие может быть приостановлено главой.

4.2.7. Правовые акты должностных лиц Окружной администрации, принятые в пределах их компетенции, обязательны для исполнения всеми гражданами, предприятиями, учреждениями и организациями и не нуждаются в утверждении какими-либо органами государственной власти.

4.2.8. Правовые акты должностных лиц Окружной администрации могут быть отменены должностными лицами, их принявшими, главой или по решению суда.

4.3. Подготовка проектов правовых актов

4.3.1. Проект правового акта может быть подготовлен:

1) главой и заместителями главы;

2) по поручению главы и заместителей главы - помощниками главы и заместителей главы, руководителями структурных подразделений Окружной администрации, ответственными исполнителями;

3) в соответствии с планом работы Окружной администрации города Якутска;

4) по инициативе ответственных исполнителей.

4.3.2. Проект правового акта вносится на утверждение главы ответственным исполнителем. Функции ответственного исполнителя возлагаются на заместителей главы, руководителей структурных подразделений и органов Окружной администрации, начальников и специалистов отделов, управлений административных территорий.

4.3.3. Ответственный исполнитель (автор проекта) осуществляет анализ:

1) положения по решению вопроса в пояснительной записке;

2) необходимости и целесообразности подготовки проекта правового акта;

3) полноты и четкости изложения в тексте проекта вносимого вопроса;

4) необходимости отмены, изменения или дополнения ранее принятых (изданных) правовых актов по вносимому вопросу;

5) полноты и точности внесения замечаний и дополнений согласующих организаций и должностных лиц;

6) необходимости повторного согласования при внесении замечаний согласующих органов;

7) принятия решения о внесении вопроса, при наличии разногласий в листе согласования.

4.3.4. Ответственный исполнитель:

1) разрабатывает проект правового акта с учетом требований настоящего Регламента, Инструкции по делопроизводству и Регламента работы в ЕСЭД;

2) осуществляет текущий контроль этапов и сроков согласования проекта;

3) дорабатывает проект по замечаниям согласующих органов;

4) после получения согласований и утверждения направляет согласованный проект правового акта в электронном виде на регистрацию в отдел оформления актов Управления обеспечения деятельности Окружной администрации (далее – Отдел оформления актов);

5) осуществляет справочную и консультативную работу по принятому (изданному) правовому акту;

6) отвечает за идентичность проекта правового акта тексту, представленному в электронном виде.

4.3.5. К проекту правового акта в обязательном порядке прилагается пояснительная записка, подписанная ответственным исполнителем. Пояснительная записка должна содержать:

1) правовое обоснование необходимости принятия акта (кодексы, законы, постановления, распоряжения, приказы);

2) основания для подготовки и внесения акта (протоколы, поручения, письма, фактические события);

3) цель, задачи и предмет правового регулирования акта;

4) описание структуры проекта;

5) перечень правовых актов, в которые предполагается внести изменения;

6) прогноз ожидаемых результатов для администрации, города;

7) финансово-экономическое обоснование.

При этом к пояснительной записке к проекту документа обязательно прилагаются:

1) документы, являющиеся правовым обоснованием для подготовки акта, кроме имеющихся в свободном доступе (постановления, распоряжения, отраслевые приказы);

2) документы, являющиеся основанием для подготовки и внесения акта (протоколы, поручения, письма);

3) расчет финансово-экономических показателей, обосновывающий необходимость принятия проекта.

4.3.6. В проектах правовых актов, основанием для принятия которых послужили другие документы (договоры, контракты, соглашения, решения конкурсных комиссий и т.п.), содержащие конфиденциальную информацию, делается ссылка на данные документы (без указания конфиденциальной информации в тексте правового акта). При этом, к проекту правового акта, представляемого на подпись, прилагаются копии документов, явившихся основанием для его подготовки.

4.3.7. В проектах правовых актов о ходе выполнения ранее принятых решений в случае невыполнения содержащихся в них поручений указываются причины срыва заданий, лица, виновные в этом, применяемые к ним в установленном порядке меры дисциплинарной и материальной ответственности, а также новые сроки выполнения поручений. К проектам таких документов прилагается справка за подписью вносившего проект правового акта, с указанием причин невыполнения и обоснования необходимости продления сроков исполнения пунктов нормативного правового акта.

4.3.8. Если подготавливаемый правовой акт влечет за собой изменение других актов Окружной администрации города Якутска, к проекту в обязательном порядке прилагаются копии актов, в которые вносятся изменения, либо в ЕСЭД оформляется связка с документами, в которые вносятся изменения.

4.3.9. Также обязательно прилагается первоначальный документ в актуальной редакции на дату внесения проекта с изменениями, которые предлагается внести проектом, в формате Word. При исправлении замечаний и доработке проекта итоговая версия первоначального правового акта должна быть актуализирована ответственным исполнителем-автором проекта.

4.3.10. При подготовке проекта постановления Окружной администрации города Якутска о внесении изменений в ранее принятое постановление ответственным исполнителем в регистрационную карточку документа дополнительно должны быть приложены постановление, в которое вносится изменение, а также, при наличии, все постановления о внесении изменений в первоначальный документ, в формате Word.

4.4. Порядок подготовки проектов распоряжений и приказов руководителей структурных подразделений и органов Окружной администрации

4.4.1. Приказы и распоряжения, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы структурных подразделений Окружной администрации, и рассчитаны на разовое выполнение.

4.4.2. Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят на основании поручений руководителя структурного подразделения Окружной администрации, его заместителя либо в инициативном порядке.

4.4.3. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит подразделение кадровой службы на основании соответствующих представлений.

4.4.4. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте даются поручения, а также руководителем юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

4.4.5. Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию.

4.4.6. Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

4.4.7. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на бланках приказа установленной формы и представляются на подпись при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

4.4.8. Приказы регистрируются в структурных подразделениях и органах Окружной администрации по порядку номеров в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения регистрируются отдельно.

4.5. Требования к оформлению правовых актов

4.5.1. Правовые акты оформляются на официальных бланках городского округа «город Якутск» и Окружной администрации установленного образца. Для каждого вида правовых актов утвержден образец бланка документа. Постановления, распоряжения Окружной администрации и главы, распоряжения первого заместителя и заместителей главы, приказы заместителей главы оформляются на бланках с соответствующим названием. Использование ксерокопий бланков для оформления правовых актов запрещено.

4.5.2. Текст документа должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования. Текст документа печатается в текстовом редакторе «Microsoft Word» на листе формата А4 и оформляется по электронному шаблону. Весь документ формируется как один файл, который включает: текст проекта правового акта, приложения к проекту (при наличии).

4.5.3. Для печатания текста следует использовать стандартный тип шрифта: Times New Roman, размером 12-14, через 1 межстрочный интервал.

4.5.4. Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать содержанию документа. Заголовок начинается с предлога «О» или «Об» (о чем распоряжение, постановление).

4.5.5. Заголовок правового акта о внесении изменений в ранее принятый (изданный) правовой акт оформляется следующим образом: «О внесении изменений и дополнений в...». Обязательно указывается номер, дата документа, в который вносятся изменения и дополнения.

4.5.6. Заголовок к тексту печатается на 12 строке первого листа проекта через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом.

4.5.7. Текст правового акта должен иметь две части: мотивировочную (преамбулу) и распорядительную. Текст начинается словами: «В целях...», «В связи...», «В соответствии...» и т.д. Мотивировочная часть не должна превышать 1/3 документа. В мотивировочной части правового акта дается правовое обоснование, обосновывается необходимость и целесообразность подготовки проекта правового акта. В некоторых случаях дается анализ положения дел по данному вопросу.

4.5.8.  Подробное обоснование целесообразности принятия правового акта раскрывается в пояснительной записке. Мотивировочная часть распоряжения не имеет специальных завершающих слов, однако должна быть увязана с распорядительной частью.

4.5.9. Распорядительную часть правового акта необходимо излагать в повелительной форме и начинать с указания, предписывающего действия, например: утвердить, обязать, поручить, указать и т.д. Затем указывается, кому, какие действия предписывается выполнить, и в какие сроки. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, причем их нумерация должна быть только в том случае, если пунктов или подпунктов не менее двух. Пункты группируются по значимости от существенных к второстепенным, или в последовательности развития темы документа.

4.5.10. Пункты правового акта должны содержать:

1) точные наименования структурных подразделений Окружной администрации, служб города, организаций в соответствии с их учредительными документами или должности и фамилии должностных лиц (вначале указывается фамилия, затем инициалы), которым поручается выполнение задания;

2) сроки выполнения заданий;

3) указание на обязательность доведения информации до граждан, чьи интересы и права затрагивают принимаемые правовые акты;

4) текст документа с заголовком «О внесении изменений и дополнений в...» должен содержать пункт: «внести изменения (или дополнения) в распоряжение Окружной администрации города Якутска от 15 января 2000 года №111 «О...», при этом каждое изменение и дополнение должно быть оформлено отдельными пунктами;

5) указание об официальном опубликовании (обнародовании): в случае с распоряжениями - исходя из характера распоряжений, в случае с постановлениями - в обязательном порядке для всех постановлений.

6) указание о вступлении постановления в силу со дня его официального опубликования;

7) указание о признании утратившими силу правовых актов либо отдельных пунктов, если вновь принимаемый документ исключает действие ранее принятых;

8). поручение о контроле над исполнением данного правового акта.

4.5.11. В реквизите «подпись» при оформлении на соответствующем бланке должностного лица вначале указываются инициалы, затем фамилия должностного лица.

4.5.12. В случае, если правовой акт подписан исполняющим обязанности главы, реквизит «подпись» оформляется следующим образом:

«Исполняющий обязанности главы                                                 И.О. Фамилия»

4.5.13. Не допускается подписывать правовые акты с предлогом «за» и проставлением косой черты перед наименованием должности.

4.5.14. Нумерация страниц текста правового акта производится со второго листа при наличии двух и более страниц. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

4.5.16. Приложения к правовому акту являются его неотъемлемой частью. Приложения к правовым актам подписываются заместителем главы - руководителем аппарата Окружной администрации города Якутска. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Нумерация страниц приложений производится отдельно от нумерации страниц текста правового акта. Каждое приложение имеет самостоятельную нумерацию страниц, начинающуюся со второй страницы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста).

4.5.17. При утверждении правовым актом главы либо Окружной администрации протокола, заключения, акта комиссии либо иного документа оригинал указанного документа подлежит обязательному представлению в Отдел оформления актов при направлении проекта на регистрацию. Оригинал утвержденного протокола, заключения, акта является неотъемлемым приложением к правовому акту.

4.5.18. В реквизите «Вносит» или «Исполнитель» указывается должность, инициалы, фамилия и номер телефона конкретного специалиста, разработавшего проект.

4.5.19. Реквизит «Рассылка» или «Список рассылки» - перечень рассылки, в который включаются организации и должностные лица, названные в проекте в качестве исполнителей заданий и определенные автором проекта; должностные лица, на которых возложен контроль исполнения документа.

4.5.20. Ответственность за рассылку документа в неподведомственные Окружной администрации организации возлагается на ответственного исполнителя - автора проекта.

4.5.21. В случае наличия приложений к правовому акту, направляемых не во все адреса, следует сделать пометку «без приложения» либо указать, какое из приложений направляется.

4.6. Порядок согласования правовых актов

4.6.1. Согласование проектов правовых актов осуществляется в ЕСЭД согласно Регламенту работы в ЕСЭД.

4.6.2. Подготовку проектов распоряжений о награждении Почетной грамотой Окружной администрации города Якутска, Грамотой главы городского округа «город Якутск» осуществляет Управление обеспечения деятельности, подготовку проектов распоряжений о представлении к награждению Грамотой Главы Республики Саха (Якутия), Знаком отличия «Гражданская доблесть», о представлении к присвоению почетного звания, почетного знака долгожителя Республики Саха (Якутия) «YЙЭ СААС» осуществляет Управление кадров и муниципальной службы. Указанные проекты, а также проекты распоряжений о премировании вносятся на подписание нарочно и утверждаются главой без прохождения процедуры согласования в ЕСЭД.

4.6.3. Проект правового акта вносится ответственным исполнителем на согласование в заинтересованные структурные подразделения в электронном виде в ЕСЭД. Все проекты правовых актов проходят обязательное согласование в Правовом департаменте, Отделе оформления актов, у начальника Управления обеспечения деятельности Окружной администрации, у заместителя главы - руководителя аппарата.

4.6.4. Правовой департамент проводит правовую экспертизу проектов правовых актов - оценку проекта правового акта с точки зрения соответствия его положений нормам действующего законодательства, соблюдения правил юридической техники.

4.6.5. Отдел оформления актов, начальник Управления обеспечения деятельности Окружной администрации рассматривают проект на соответствие правилам оформления, установленным настоящим Регламентом, Инструкцией по делопроизводству; соблюдение правил юридической техники; наличие опечаток, нарушений правил орфографии и пунктуации; верное написание должностей руководителей, структурных подразделений и подведомственных учреждений.

4.6.6. Заместитель главы - руководитель аппарата рассматривает целесообразность принятия проекта правового акта, полноту, своевременность и качество разработки проекта.

4.6.7. При необходимости проект должен быть согласован с иными заинтересованными структурными подразделениями Окружной администрации города Якутска, подведомственными учреждениями и предприятиями согласно п 4.6.23. настоящего Регламента. Состав визирующих определяется самостоятельно ответственным исполнителем - автором проекта, исходя из сути проекта, и может быть дополнен по решению курирующего заместителя главы, заместителя главы - руководителя аппарата либо главы городского округа «город Якутск».

4.6.8. Для проектов устанавливается поэтапное согласование. На каждом этапе, при наличии нескольких согласующих лиц, проект может быть направлен на параллельное согласование.

4.6.9. Проект распоряжения Окружной администрации города Якутска, распоряжения первого заместителя главы, заместителя главы направляется на согласование:

1) заинтересованным структурным подразделениям;

2) курирующему заместителю главы (в случае, если курирующий заместитель не является подписантом);

3) в Правовой департамент Окружной администрации;

4) в Управление обеспечения деятельности Окружной администрации;

5) заместителю главы - руководителю аппарата Окружной администрации;

6) на утверждение должностному лицу, подписывающему документ - главе городского округа «город Якутск», первому заместителю главы или заместителю главы.

4.6.10. Проект постановления направляется на согласование:

1) заинтересованным структурным подразделениям;

2) курирующему заместителю главы;

3) в Правовой департамент Окружной администрации;

4) в Управление обеспечения деятельности Окружной администрации;

5) заместителю главы - руководителю аппарата Окружной администрации;

6) на утверждение главе городского округа «город Якутск» либо исполняющему обязанности главы городского округа «город Якутск».

4.6.11. Срок согласования проекта правового акта одним лицом не должен превышать 2 рабочих дней. Срок согласования Правовым департаментом проектов распоряжений – не более 3 рабочих дней, проектов постановлений Окружной администрации города Якутска – не более 5 рабочих дней.

4.6.12. При оперативной подготовке проекта правового акта по указанию главы, срок согласования не должен превышать 1 рабочий день, с момента получения документа согласующим органом. Срок согласования в режиме функционирования «Повышенная готовность» в области гражданской обороны, чрезвычайных ситуаций и обеспечения пожарной безопасности на территории городского округа «город Якутск» - 24 часа. Срок согласования в режиме функционирования «Чрезвычайная ситуация» в области гражданской обороны, чрезвычайных ситуаций и обеспечения пожарной безопасности на территории городского округа «город Якутск» - 3 часа.

4.6.13. В случае необходимости продления срока действия согласования, исполнитель обращается к согласующему органу с просьбой подтвердить согласование.

4.6.14. При повторном представлении на согласование проектов правовых актов, доработанных по замечаниям согласующих органов, согласование не должно превышать 2 рабочих дней, если главой не установлен другой срок.

4.6.15. Руководитель подразделения, куда поступил на согласование проект правового акта, обязан согласовать проект или представить мотивированные возражения в ЕСЭД.

4.6.16. Мотивированные возражения по согласованию проекта указываются в карточке РКПД (регистрационной карте проекта документа) при визировании. Если замечания значительны по объему или требуют пояснений, замечания излагаются в служебной записке и прикрепляются к РКПД.

4.6.17. В случае непредставления исполнителю согласующим органом информации о результатах рассмотрения проекта документа в указанный срок, исполнитель оформляет в произвольной форме записку на имя должностного лица, подписывающего документ, о несоблюдении согласующим органом срока согласования (с указанием регистрационного номера проекта документа и даты направления проекта правового акта согласующему органу).

4.6.18. При наличии разногласий по проекту ответственный исполнитель должен провести его обсуждение с заинтересованными структурными подразделениями с целью поиска взаимоприемлемого решения. По итогам такого обсуждения оформляется протокол согласительного совещания, который обязательно прилагается к проекту вместе с реестром учета разногласий, заключениями, замечаниями и предложениями. Протокол согласительного совещания согласовывается в течение 3 рабочих дней и подписывается руководителем структурного подразделения, вносящего проект, руководителями заинтересованных структурных подразделений, заместителем главы - руководителем аппарата. Неурегулированные разногласия по проектам рассматриваются заместителями главы в соответствии с распределением обязанностей.

4.6.19. Заместитель главы или руководитель структурного подразделения может внести главе городского округа «город Якутск» предложение об утверждении проекта с неурегулированными разногласиями, рассмотренными в установленном порядке. В этом случае к проекту прилагается протокол согласительного совещания с изложением имеющихся возражений.

4.6.20. Не допускается внесение на утверждение главе проектов с неурегулированными разногласиями.

4.6.21. Указание согласующими органами на необходимость внесения незначительных, не меняющих сути документа изменений, не влечет за собой повторного визирования у ранее согласовавших проект лиц.

4.6.22. При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение, исполнитель обязан направить проект правового акта на повторное согласование.

4.6.23. Структурные подразделения Окружной администрации города Якутска, подведомственные учреждения и предприятия визируют проекты документов по вопросам, отнесенным к сферам деятельности соответствующих подразделений, учреждений и предприятий. Категории проектов и критерии согласования отдельных подразделений и учреждений:

Наименование подразделения/учреждения

Категория

Критерии согласования

Управление инвестиций и проектной деятельности

Документы, связанные с международной, внешнеэкономической и межрегиональной деятельностью городского округа «город Якутск»

Соответствие требованиям законодательства Российской Федерации и Республики Саха (Якутия), международных договоров и решениям международных органов

Департамент градостроительства и транспортной инфраструктуры

Проекты, связанные с градостроительной деятельностью

Соответствие нормам Градостроительного кодекса РФ, соответствие утвержденному Генеральному плану городского округа «город Якутск», Правилам землепользования и застройки, утвержденным проектам планировки и проектам межевания территорий кварталов городского округа «город Якутск»

Департамент жилищно-коммунального хозяйства и энергетики

Нормативно правовые документы в сфере обеспечения функционирования жилищно-коммунального хозяйства и энергетики, комплексного развития коммунальной инфраструктуры

Соответствие действующему законодательству и правилам юридической техники

Департамент имущественных и земельных отношений

Документы в сфере земельного законодательства (распоряжения о предоставлении земельных участков, о предварительном согласовании, договора аренды ф/л и ю/л - так же в рамках ДРЗТ, о перераспределении, согласование мировых соглашений по судебным, договора концессии);

Документы в сфере имущества (распоряжения о списании, закрепления на праве оперативного-хозяйственного ведения, передаче с баланса на баланс п/п и учреждениям, прекращения права, РКПД ОА г. Якутска (списание с казны, включение в казну, договора аренды, безвозмездного пользования, муниципальные контракты, договора концессии, соглашения мены, трехсторонние соглашения по мене квартир, договора по передаче в эксплуатацию бесхозяйного имущества);

Трехсторонние соглашения о взаимодействии;

Бухгалтерские, финансовые документы

Полнота и достоверность приложенных документов согласно Регламенту Окружной администрации города Якутска или информации, указанной в регистрационной карточке проекта документа в ЕСЭД; соответствие юридической технике

Департамент финансов

Проекты, требующие финансового обеспечения

Соответствие требованиям бюджетного законодательства Российской Федерации и Республики Саха (Якутия), соответствие бюджетным ассигнованиям, предусмотренным в бюджете городского округа «город Якутск»

Департамент экономики и стратегического планирования

Проекты об утверждении/внесении изменений Муниципальной программы/Ведомственной целевой программы;

Проекты Планов мероприятий (дорожной карты) исполнения документов стратегического планирования;

Проекты документов, связанные с ценообразованием/экспертизой цен;

Проекты, предусматривающие изменение организационной структуры и штатной численности работников органов местного самоуправления городского округа «город Якутск», подведомственных казенных, бюджетных учреждений городского округа «город Якутск».

Проекты, регулирующие предоставление из бюджета городского округа «город Якутск» субсидий, грантов в форме субсидии всем категориям получателей - юридическим лицам (за исключением субсидий государственным (муниципальным) учреждениям), индивидуальным предпринимателям, физическим лицам, некоммерческим организациям, не являющимся государственными (муниципальными) учреждениями.

Проекты, затрагивающие вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционной деятельности.

Проекты, предусматривающие предоставление средств из резервного фонда Окружной администрации города Якутска на предупреждение и ликвидацию последствий чрезвычайных ситуаций и стихийных бедствий и иные расходы.

Проекты, устанавливающие Порядки, Правила (например; Правила благоустройства, выпас прогон с/х домашних животных, организация питания в школах и т.д.).

Проекты по согласованию членов комиссий, планов мероприятий (дорожных карт).

Проекты по согласованию предоставления муниципальных гарантий городского округа «город Якутск»

Соответствие:

- нормам действующего законодательства;

- распоряжению Окружной администрации города Якутска N 22р от 15 января 2019 года "Об утверждении Регламента проверки обоснованности заявленных потребностей заказчиков городского округа «город Якутск»;

- документам стратегического планирования ГО «город Якутск», РС(Я) и РФ;

- протокольным и иным решениям, письмам, предписаниям контрольных органов и т.д;

- решению Якутской городской Думы о бюджете городского округа «город Якутск» на текущий год и плановый период (при согласовании проектов постановлений Окружной администрации города Якутска о внесении изменений в действующие муниципальные и ведомственные целевых программ, об утверждении новых программ городского округа «город Якутск»);

- методическим указаниям по разработке и реализации ведомственных целевых и муниципальных программ городского округа «город Якутск», утвержденным постановлением Окружной администрации города Якутска N 12п от 29 января 2016 года (при согласовании проектов постановлений Окружной администрации города Якутска о внесении изменений в действующие муниципальные и ведомственные целевые программы, об утверждении новых программ городского округа «город Якутск»);

Также Департаментом экономики проводится:

- проверка и оценка финансово-экономического обоснования к проекту акта, соответствующих расчетов к нему;

- процедура оценки регулирующего воздействия в отношении проекта нормативного правового акта в соответствии с постановлением Окружной администрации города Якутска N 374п от 18 декабря 2014 года "Об утверждении Правил проведения оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов и экспертизы нормативных правовых актов городского округа «город Якутск» (в случае, когда объектами регулирования в проектах нормативных правовых актов являются субъекты предпринимательской и инвестиционной деятельности, в целях выявления положений, вводящих избыточные обязанности, запреты и ограничения для субъектов предпринимательской и инвестиционной деятельности или способствующих их введению);

- проверка себестоимости, выручки, прибыли (убытка), рентабельности организации (муниципального предприятия), размера субсидии из городского бюджета

Отдел опеки и попечительства

Документы в сфере защиты прав и интересов малолетних, несовершеннолетних детей и граждан, признанных судом недееспособными или ограниченно дееспособными

Соответствие действующему законодательству в сфере опеки и попечительства и правилам юридической техники

Управление бухгалтерского учета и отчетности

Документы о порядке предоставления субсидии из средств бюджета городского округа «город Якутск», расходовании средств резервного фонда

Соответствие требованиям бюджетного законодательства Российской Федерации и Республики Саха (Якутия), соответствие бюджетным ассигнованиям, предусмотренным в бюджете городского округа «город Якутск»

Управление муниципальных закупок

Проекты, требующие проведения конкурентных процедур (закупок, торгов, отборов)

Проекты, связанные с методологией, управлением или развитием конкретных процедур (закупок, торгов, отборов)

Соответствие федеральным законам и иным нормативным правовым актам в сфере законодательства о контрактной системе, законодательства по закупкам для юридических лиц и иных торгов;

наличие нарушений антимонопольного законодательства, правомерность установления критериев отбора по торгам, критерии определенности, ясности, недвусмысленности правовых актов

Управление муниципальных инспекций

Проекты об утверждении административных регламентов, утверждении состава комиссий, в которых Управление принимает участие

Оценка компетенции Управления в направленных проектах правовых актов, соответствие земельному, жилищному, лесному законодательству

Управление кадров и муниципальной службы

Документы в сфере трудовых отношений, кадровой политики, муниципальной службы, кадрового делопроизводства, организационно-штатных и кадровых мероприятий, подбора персонала, обучения, повышения квалификации, переподготовки кадров, программного обеспечения в области кадрового учета

Соответствие действующему законодательству Российской Федерации, Республики Саха (Якутия), муниципальным правовым актам

Управление физической культуры и спорта

Документы в сфере физической культуры и спорта, деятельности детских спортивных школ

Соответствие действующему законодательству Российской Федерации, Республики Саха (Якутия), муниципальным правовым актам

МКУ «Агентство земельных отношений»

Документы в сфере земельных отношений, вносимые на рассмотрение в сфере градостроительной политики

Соответствие земельному и градостроительному, гражданскому законодательству Российской Федерации и иных федеральных законов в области земельных отношений

МКУ «Департамент жилищных отношений»

Документы, затрагивающие жилищные и связанные с ними вопросы

Соответствие федеральным законам и иным нормативным правовым актам в сфере жилищного законодательства

МКУ «Управление делами»

Документы в сфере трудовых отношений, кадрового делопроизводства, организационно-штатных и кадровых мероприятий, подбора персонала, обучения, повышения квалификации, переподготовки кадров, программного обеспечения в области кадрового учета

Соответствие действующему законодательству Российской Федерации, Республики Саха (Якутия), муниципальным правовым актам, соответствие квалификационным требованиям

МКУ «Центр информационных технологий»

Документы в сфере:

связи, IP-телефонии;

информационной безопасности;

использования программного обеспечения ЕСЭД, МИС "Инмета", АИС "АЦК-муниципальный заказ", АИС "АЦК-планирование", АИС "АЦК-финансы"

Соответствие законодательству в области защиты информации в целях предотвращения противоправных действий по уничтожению, модификации, искажению, копированию, блокированию информации; предотвращения других форм незаконного вмешательства в информационные ресурсы и информационные системы; обеспечение правового режима документированной информации как объекта собственности; защита конституционных прав граждан на сохранение личной тайны и конфиденциальности персональных данных, имеющихся в информационных системах; сохранение государственной тайны, конфиденциальности документированной информации в соответствии с законодательством

Данный перечень не является исчерпывающим.

4.6.24. После получения всех согласований и утверждения в электронном виде в ЕСЭД проекты правовых актов направляются на подпись главе или его заместителям в бумажном виде. При наличии приложений к правовому акту Отдел оформления актов вносит согласованные проекты, распечатанные на бумажном носителе, заместителю главы - руководителю аппарата Окружной администрации для подписания приложений.

4.6.25. После направления ответственным исполнителем проекта на регистрацию Отдел оформления актов осуществляет:

1) проверку соответствия оформления проекта правового акта Регламенту Окружной администрации, комплектности представленных документов, наличия согласований. При наличии опечаток, нарушений правил орфографии и пунктуации сотрудники Отдела вправе самостоятельно устранить выявленные нарушения, не меняющие суть правового акта;

2) перевод текста проекта документа на соответствующий бланк документа;

3) передачу проекта правового акта на подписание заместителю главы - руководителю аппарата Окружной администрации, главе, заместителям главы;

4) внесение в текст подписанного документа исправлений, сделанных главой или заместителями главы;

5) регистрацию и рассылку правового акта.

4.6.26. По общему правилу, постановления и распоряжения распечатываются в одном экземпляре.

4.6.27. Распоряжения заместителя главы, подготовленные Отделом опеки и попечительства, распечатываются в двух экземплярах.

4.6.28. Распоряжения об утверждении уставов подведомственных учреждений и организаций, внесении в них изменений и дополнений распечатываются в трех экземплярах.

4.6.29. Распоряжения о проведении проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей распечатываются в трех экземплярах.

4.6.30. В случае принятия заместителем главы - руководителем аппарата Окружной администрации решения о неготовности документов к внесению на подпись руководству, сотрудники Отдела оформления актов в тот же день доводят принятое решение до исполнителя.

4.6.31. Подписанные или отклоненные проекты правовых актов поступают в Отдел оформления актов для дальнейшего оформления или возврата исполнителю. Ответственность за своевременность получения информации о принятии решения и доработку несет исполнитель.

4.6.32. Доработка проекта правового акта осуществляется исполнителем с учетом замечаний и дополнений, принимаемых в рабочем порядке или подготовленных по поручению должностного лица в срок не более 3 рабочих дней, если не установлен другой срок.

4.6.33. Проект правового акта, доработанный по замечаниям, оформляется в соответствии с требованиями настоящего Регламента. Ответственность за доработку проекта распоряжения возлагается на должностное лицо, представившее проект распоряжения.

4.7. Регистрация и рассылка правовых актов

4.7.1. Правовые акты после их подписания передаются в Отдел оформления актов для регистрации.

4.7.2. По общему правилу, внесение каких-либо исправлений в подписанные правовые акты запрещено. С разрешения главы, заместителей главы при обнаружении орфографических или технических ошибок может быть произведена замена листов правового акта.

4.7.3. Рассылка зарегистрированных правовых актов осуществляется отделом оформления актов в ЕСЭД.

4.7.4. Регистрация постановлений и распоряжений производится в течение года, в порядке возрастания номеров, отдельно по каждому виду документов.

4.7.5. Постановлениям присваиваются в течение года порядковые регистрационные номера с добавлением аббревиатуры «п».

4.7.6. Распоряжениям присваиваются в течение года порядковые регистрационные номера с добавлением аббревиатуры «р».

4.7.7. Распоряжениям первого заместителя главы присваиваются порядковые регистрационные номера с добавлением аббревиатуры «1 зр».

4.7.8. Распоряжениям заместителей главы присваиваются порядковые регистрационные номера с добавлением аббревиатуры «зр».

4.7.9. Датой указанных документов является дата их регистрации.

4.7.10. Подписанные документы и приложения к ним рассылаются сотрудниками отдела оформления актов в соответствии со списком рассылки, составленным исполнителем.

4.7.11. Подписанные правовые акты формируются отделом оформления актов в дела в течение года, в порядке возрастания номеров, в соответствии с установленным порядком регистрации правовых актов.

4.7.12. Дело правового акта включает в себя:

1) подлинник правового акта;

2) приложения к правовому акту, в случае, если документ не отнесен к категории ограниченного распространения;

3) листы согласований (если имеются);

4) документы, послужившие основанием для принятия правового акта (при наличии).

4.8. Исполнение правовых актов

4.8.1. Контроль исполнения правовых актов в целом возлагается на лицо, указанное в правовом акте. В случае, когда проект распоряжения представлен структурным подразделением, непосредственно руководимым главой, контроль исполнения может быть возложен на руководителя структурного подразделения, подготовившего проект правового акта (внесшего вопрос).

4.8.2. В случае, если глава оставляет контроль за исполнением постановления или распоряжения за собой, документ направляется Отделом оформления актов в Отдел текущего контроля Управления обеспечения деятельности Окружной администрации города Якутска (далее – Отдел текущего контроля )для контроля над его исполнением. Контроль исполнения поручений, зафиксированных в правовых актах, возлагается на ответственного исполнителя.

5. ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТОВ РЕШЕНИЙ И НОРМАТИВНЫХ

ПРАВОВЫХ АКТОВ ЯКУТСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ В СТРУКТУРНЫХ

ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ ОКРУЖНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ

5.1. Подготовка и согласование проектов решений и нормативных правовых актов Якутской городской Думы

5.1.1. Подготовка и согласование проектов решений и нормативных правовых актов Якутской городской Думы, разработанных в структурных подразделениях Окружной администрации, проводится в целях принятия проектов решений и нормативных правовых актов к рассмотрению Якутской городской Думой в надлежащем подготовленном и оформленном виде.

5.1.2. Подготовка и согласование проектов решений и нормативных правовых актов Якутской городской Думы, разработанных в структурных подразделениях Окружной администрации включает в себя следующие этапы:

1) 1 этап - согласование проектов решений и нормативных правовых актов Якутской городской Думы в структурных подразделениях Окружной администрации и уполномоченных органах;

2) 2 этап - рассмотрение проектов решений и нормативных правовых актов Якутской городской Думы на Комиссии Окружной администрации города Якутска по подготовке к внесению на рассмотрение Якутской городской Думы проектов решений и нормативных правовых актов (далее - Комиссия);

3) 3 этап - направление проектов решений нормативных правовых актов Якутской городской Думы на подписание представления (письма) главы и на рассмотрение Якутской городской Думы.

5.1.3. Состав и порядок работы Комиссии Окружной администрации города Якутска по подготовке к внесению на рассмотрение Якутской городской Думы проектов решений и нормативных правовых актов утверждается правовым актом Окружной администрации города Якутска.

5.2. Согласование проектов решений и нормативных правовых актов Якутской городской Думы в структурных подразделениях Окружной администрации и уполномоченных органах

5.2.1. На согласование должен быть представлен пакет документов в составе, определенном Регламентом Якутской городской Думы. Обязательным приложением к пакету документов является лист согласования установленного образца. Согласование проектов решений и нормативных правовых актов Якутской городской Думы в структурных подразделениях Окружной администрации (внутреннее согласование) проводится в ЕСЭД. Лист согласования установленного образца дополнительно вносится в бумажном виде с подписью руководителя структурного подразделения Окружной администрации, разработавшего проект. Также к пакету документов прилагается сравнительная реакция изменяемых положений.

5.2.2. Согласование проектов решений и нормативных правовых актов Якутской городской Думы в Окружной администрации осуществляется в следующей последовательности строго в установленные сроки:

1) заинтересованные управления, отделы, предприятия, службы, департаменты (в необходимых случаях) - 1 рабочий день;

2) начальник Департамента финансов Окружной администрации - 3 рабочих дня;

3) начальник Департамента экономики и стратегического планирования Окружной администрации - 3 рабочих дня;

4) заместитель главы городского округа «город Якутск», курирующий данный вопрос - 1 рабочий день;

5) начальник Правового департамента Окружной администрации - 3 рабочих дня;

6) согласование заместителем главы - руководителем аппарата Окружной администрации города Якутска, представителем главы городского округа «город Якутск» в Якутской городской Думе, осуществляется на Комиссии Окружной администрации города Якутска по подготовке к внесению на рассмотрение Якутской городской Думы проектов решений и нормативных правовых актов.

5.2.3. Процедура согласования носит последовательный характер. При последовательном согласовании документы передаются следующему участнику согласования только после вынесения решения предыдущим участником.

5.2.4. Согласование проектов решений и нормативных правовых актов Якутской городской Думы с заместителями главы, курирующими данный вопрос и вносящими его на утверждение, осуществляется после получения всех иных согласований перед направлением документов на согласование в Правовой департамент Окружной администрации; согласование проектов решений и нормативных правовых актов Якутской городской Думы Правовым департаментом Окружной администрации осуществляется перед визированием заместителя главы - руководителя аппарата Окружной администрации города Якутска.

5.2.5. На этапах взаимодействия с Департаментом финансов Окружной администрации и Департаментом экономики Окружной администрации допустимо параллельное согласование. При параллельном согласовании документы поступают всем согласующим одновременно. В параллельное согласование документов также могут включаться те подразделения, интересы которых отражены в документе, и заместитель главы, курирующий затрагиваемый вопрос.

5.2.6. Стороны согласования визируют документы в ЕСЭД и расписываются в листе согласования. В случае несогласия каждая из сторон готовит мотивированное заключение в адрес разработчика проекта без визирования в листе согласования.

5.2.7. Ответственность за прохождение стадий согласования проектов решений и нормативных правовых актов Якутской городской Думы несет разработчики документов.

5.2.8. По завершении внутреннего согласования следует внешнее согласование документов в соответствии с положениями главы 7 Регламента Якутской городской Думы (председатель Контрольно-счетной палаты города Якутска и прокурор города Якутска). На согласование в Прокуратуру города Якутска пакет документов вносится не позднее чем за 30 дней до очередной сессии Якутской городской Думы.

5.3.  Рассмотрение проектов решений и нормативных правовых актов Якутской городской Думы на Комиссии Окружной администрации города Якутска по подготовке к внесению на рассмотрение Якутской городской Думы проектов решений и нормативных правовых актов

5.3.1. По завершению процедуры внутреннего согласования, получения согласования в Контрольно-счетной палате города Якутска и на этапе согласования в Прокуратуре города Якутска документы в полном составе вносятся разработчиком на рассмотрение Комиссии Окружной администрации города Якутска по подготовке к внесению на рассмотрение Якутской городской Думы проектов решений и нормативных правовых актов - путем направления на имя председателя Комиссии полного пакета документов, включая лист согласования и ранее полученные заключения.

5.3.2. Заседания Комиссии проводятся не позднее чем за 30 дней до очередной сессии Якутской городской Думы (в случае внеочередной сессии заседания Комиссии назначаются председателем Комиссии).

5.3.3. Комиссия при участии разработчиков рассматривает проекты решений и нормативных правовых актов на предмет их соответствия требованиям законодательства и регламентов в части полноты и обоснованности правотворческой инициативы.

5.3.4. По итогам рассмотрения Комиссия выносит следующие решения:

1) принять проект, направить на подписание представления (письма) главы городского округа «город Якутск» и на рассмотрение Якутской городской Думы;

2) отправить проект на доработку в связи по причине несоответствия законодательству, имеющихся заключений с неустранимыми замечаниями, ненадлежаще подготовленным пакетом;

3) отклонить в связи с нецелесообразностью либо превышением полномочий городского округа «город Якутск».

5.3.5. Отклонение проекта указанной Комиссией является основанием для снятия проекта с дальнейшего согласования и внесения в Якутскую городскую Думу. Разработчик проекта обязан обеспечить соблюдение настоящего пункта.

5.4. Направление проектов решений нормативных правовых актов Якутской городской Думы на подписание представления (письма) главы городского округа «город Якутск» и на рассмотрение Якутской городской Думы

5.4.1. Проекты решений и нормативных правовых актов с полным листом согласования, соответствующими заключениями к листу (Контрольно-счетная палата, Прокуратура города Якутска) и пакетом приложений в бумажном виде направляются на подписание представления (письма) главы городского округа «город Якутск» о направлении проектов решения и нормативного правового акта на рассмотрение Якутской городской Думы.

5.4.2. В случае, если разработчиком или инициатором является сторонние лица, организации (депутаты, общественные объединения и иные субъекты правотворческой инициативы), документы на рассмотрение Якутской городской Думы вносятся за подписью разработчиков, инициаторов без прохождения Комиссии Окружной администрации города Якутска по подготовке к внесению на рассмотрение Якутской городской Думы проектов решений и нормативных правовых актов, но с полным листом согласования, включающим согласования с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами Окружной администрации города Якутска.

5.4.3. Процедура завершается внесением проектов решений и нормативных правовых актов Якутской городской Думы, которые в соответствии с Регламентом Якутской городской Думы принимаются не позднее двадцати дней до дня очередного заседания Якутской городской Думы, за исключением случаев проведения внеочередных сессий и случаев, установленных законодательством.

5.4.4. Во всех остальных вопросах, возникающих при внутреннем согласовании проектов решений и нормативных правовых актов Якутской городской Думы и не урегулированных настоящим Регламентом, необходимо руководствоваться Регламентом Якутской городской Думы и Инструкцией по делопроизводству Окружной администрации города Якутска.

6. ДОВЕРЕННОСТИ

6.1. Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое главой должностным лицам, сотрудникам Окружной администрации и подведомственных учреждений и предприятий для ведения переговоров и подписания договоров от имени главы, представления интересов главы, представления интересов Окружной администрации, действий от имени Окружной администрации во всех органах, учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы, перед физическими лицами, в любых судах и иных судебных учреждениях, любых инстанциях по вопросам, связанных с деятельностью Окружной администрации города Якутска.

6.2. Доверенность выдается на определенный срок. Если срок в доверенности не указан, то действие доверенности распространяется до 31 декабря года, в котором выдана доверенность.

6.3. Учет всех выданных доверенностей осуществляется Отделом оформления актов. Доверенности подлежат обязательной регистрации в системе ЕСЭД, с сохранением цифровой копии выданной доверенности в базе данных.

6.4. Доверенность оформляется на официальном бланке Окружной администрации, кроме тех случаев, когда форма доверенности установлена органом, в который она должна быть предъявлена.

6.5. Обязательные реквизиты доверенности:

1) заголовок («ДОВЕРЕННОСТЬ»);

2) регистрационный номер, дата и место выдачи;

3) фамилия, имя, отчество, паспортные данные и должность уполномоченного должностного лица;

4) перечисление предоставляемых полномочий;

5) срок действия доверенности;

6) подпись главы (в его отсутствие исполняющего обязанности главы);

7) печать Окружной администрации;

8) полномочия передоверия или его отсутствия.

6.6. Проект доверенности направляется на согласование в ЕСЭД ответственным исполнителем. Проект должен быть согласован:

1) Отделом оформления актов;

2) начальником Управления обеспечения деятельности Окружной администрации города Якутска;

3) Правовым департаментом Окружной администрации города Якутска;

4) заместителем главы - руководителем аппарата.

6.7. После согласования проект доверенности должен быть направлен на утверждение главе. После утверждения главой ответственный исполнитель направляет утвержденный проект на регистрацию в Отдел оформления актов.

6.8. После распечатки на бланке доверенность передается на подпись главе.

6.9. После подписания доверенности главой представитель расписывается в оригинале доверенности, документ заверяется печатью Окружной администрации, ему присваивается порядковый номер согласно регистрации в ЕСЭД.

6.10. Представитель при получении доверенности расписывается в Журнале учета и выдачи доверенностей.

6.11. При возврате доверенности представитель возвращает оригинал выданной доверенности в Отдел оформления актов, расписываясь в Журнале учета возврата доверенностей.

6.12. В связи с увольнением представителя либо по решению главы доверенность может быть отозвана до истечения срока ее действия.

7. ДОГОВОРЫ, КОНТРАКТЫ, СОГЛАШЕНИЯ

7.1. Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения, выполнения и прекращения действия договоров, контрактов и соглашений, заключаемых главой, уполномоченным должностным лицом городского округа «город Якутск» с субъектами договорных отношений, определяется федеральным, республиканским законодательствами, Уставом городского округа «город Якутск», другими нормативными правовыми актами городского округа «город Якутск».

7.2. Договоры, контракты и соглашения должны соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным федеральными законами, Уставом городского округа «город Якутск» и иными правовыми актами, действующими в момент их заключения.

7.3. Договор, контракт, соглашение заключаются в количестве экземпляров, имеющих равную юридическую силу по числу сторон, если иное не установлено самим договором.

7.4. Подписываемые договоры, контракты и соглашения должны содержать:

1) наименование;

2) преамбулу (вводную часть), в которой могут указываться основные цели, нормативно-правовое обоснование;

3) дату, место подписания, наименование сторон;

4) предмет правового регулирования;

5) права и обязанности сторон;

6) ответственность сторон;

7) способы и порядок обеспечения обязательств сторон;

8) основания прекращения и приостановления их действия;

9) порядок разрешения споров;

10) срок и условия вступления в силу;

11) срок действия;

12) сведения о регистрации и месте хранения текста документа;

13) наименование должности, фамилии, имени, отчества уполномоченного лица, подписывающего договор или соглашение;

14) подписи сторон.

7.5. Подписи представителей сторон под двухсторонним договором или соглашением располагаются друг против друга или одна под другой.

7.6. Подпись каждой из сторон на экземплярах договора удостоверяется печатью.

7.7. Приложения к договорам, контрактам и соглашениям составляют их неотъемлемую часть и обладают одинаковой юридической силой с основным текстом документа.

7.8. Ответственность за подготовку проекта несет ответственный исполнитель - инициатор заключения договора, контракта или соглашения.

7.9. Проект договора, контракта или соглашения, сторонами которых являются Окружная администрация города Якутска в лице главы городского округа «город Якутск», заместителя главы городского округа «город Якутск», должен быть согласован:

1) Заместителями главы по направлениям деятельности - для определения целесообразности заключения договора;

2) Правовым департаментом - для обеспечения юридической грамотности документа и защиты интересов Окружной администрации;

3) Управлением бухгалтерского учета и отчетности или финансовым органом, осуществляющим исполнение местного бюджета, если договор имеет финансовую обеспеченность.

7.10. В проектах необходимо указывать источники финансирования.

7.11. Регистрация договоров, контрактов и соглашений осуществляется в Отделе оформления актов.

7.12. Регистрационный номер договора, контракта и соглашения проставляется в соответствии с нумерацией в ЕСЭД.

7.13. Регистрация договора, контракта и соглашения осуществляется при наличии подлинных экземпляров, оригинал документа сканируется и вносится в базу данных ЕСЭД.

7.14. Подготовку резолюции по выполнению договора, контракта, соглашения, а также последующий контроль за их исполнением осуществляет ответственный исполнитель - инициатор заключения договора, контракта или соглашения.

7.15. Ответственность за исполнение договора, контракта или соглашения в целом и представление информации главе для снятия его с контроля возлагается на заместителей главы, определенных в резолюции главы. Ответственность за выполнение отдельных пунктов договора, контракта, соглашения и предоставление информации главе для снятия их с контроля возлагается на руководителей структурных подразделений Окружной администрации и административных территорий в соответствии с их компетенцией.

7.16. Представление резолюции либо проекта распорядительного документа по исполнению договора, контракта или соглашения, подписанного уполномоченным главой должностным лицом указанному должностному лицу Окружной администрации, обобщение и анализ информации о ходе и результатах выполнения договора или соглашения, контроль за своевременным представлением ему информации о выполнении договора или соглашения и его отдельных пунктов возлагается на структурные подразделения Окружной администрации, обеспечивающие деятельность данного должностного лица.

8. СЛУЖЕБНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

8.1. Прием и отправка документов

8.1.1. Прием и отправка документов в Окружной администрации производится централизованно, за исключением факсимильной, телефонной связи и электронной почты.

8.1.2. Прием, первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется Отделом по работе с обращениями граждан и организаций, отправку корреспонденции осуществляет курьер. Приемными главы, заместителей главы осуществляется прием и обработка служебной переписки.

8.1.3. Обращения (запросы), поступившие в Окружную администрацию и адресованные должностным лицам в соответствии с их компетенцией, подлежат обязательному рассмотрению должностными лицами, которые несут установленную законодательством ответственность за своевременность и полноту рассмотрения обращения (запроса).

8.1.4. Требования к организации работы с документами определяются Положением о порядке рассмотрения обращений граждан и организаций в Окружной администрации города Якутска, Инструкцией по делопроизводству Окружной администрации города Якутска.

8.2. Порядок работы с входящей корреспонденцией

8.2.1. Обращение в Окружную администрацию города Якутска может быть доставлено лично, через представителей, почтовым отправлением, по факсимильной связи, через официальный информационный портал Окружной администрации города Якутска, официальной электронной почтой. Регистрация обращений осуществляется Отделом по работе с обращениями граждан и организаций в сроки, установленные законодательством.

8.2.2. Сотрудники отдела по работе с обращениями граждан и организаций осуществляют регистрацию поступившей корреспонденции и направляют на рассмотрение главе, заместителям главы.

8.2.3. Сотрудниками Отдела по работе с обращениями граждан и организаций осуществляется первичная обработка почты:

1) проверяется правильность адресации корреспонденции и целостность упаковки;

2) ошибочно поступившие (не по адресу) письменные обращения возвращаются на почту невскрытыми;

3) проводится сверка реестров письменных обращений, доставленных фельдъегерской связью;

4) вскрывается конверт, проверяется наличие в нем текста письменного обращения и документов. Документы, поступившие с обращением (копии паспорта, военного билета, трудовой книжки и другие), являются приложением к обращению. В случае отсутствия самого текста письменного обращения, об этом указывается в контрольно-регистрационной карточке;

5) составляется акт, в случае присутствия в конвертах денежных знаков и ценных бумаг (облигаций, акций и т.д.), подарков или отсутствия документов, указанных в тексте письменного обращения;

6) регистрация входящих документов с грифом «ДСП».

8.2.4. Обращение в форме электронного документа, поступившее по информационным системам общего пользования, распечатывается и подлежит рассмотрению в порядке, установленном Положением о порядке рассмотрения обращений граждан и организаций.

8.2.5. Письменное обращение гражданина подлежит обязательной регистрации в ЕСЭД в течение трех дней с момента поступления в Окружную администрацию. Сотрудники отдела по работе с обращениями граждан и организаций заполняют в ЕСЭД контрольно-регистрационную карточку и направляют ее для получения резолюции должностными лицами. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия.

8.2.6. Моментом регистрации документа считается момент проставления на документе даты и регистрационного номера. Документы и корреспонденция, поступившие после 17.00 часов, кроме имеющих служебную пометку «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно», регистрируются датой следующего рабочего дня. В случае, поступления документов и корреспонденции в конце рабочей недели или предпраздничный день, после 17.00 часов, регистрация производится в первый рабочий день после выходных или праздничных дней.

8.2.7. Уведомление о проведении публичного мероприятия, в том числе о проведении пикетирования группой лиц либо пикетирования, осуществляемого одним участником с использованием быстровозводимой сборно-разборной конструкции, создающей препятствия для движения пешеходов и транспортных средств, подлежит регистрации в ЕСЭД уведомлений о проведении публичных мероприятий. Дата и время регистрации уведомления о проведении публичного мероприятия, а также регистрационный номер указываются на копии данного уведомления, остающейся у организатора публичного мероприятия.

8.2.8. Уведомление о проведении пикетирования группой лиц либо пикетирования, осуществляемого одним участником с использованием быстровозводимой сборно-разборной конструкции, создающей препятствия для движения пешеходов и транспортных средств, незамедлительно направляется на рассмотрение главе.

8.2.9. Прием (передача) телефонограмм, адресованных главе, заместителям главы, Окружной администрации (или подписанных ими) производится секретарями вышеназванных должностных лиц с оформлением телефонограмм (исходящих и входящих отдельно) в журналах по установленной форме.

8.2.10. Ответственность за организацию и состояние документооборота документов (обращений) в сроки согласно Федеральному закону от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан и организаций Российской Федерации", соблюдение установленного Регламента и порядок работы с служебными документами в структурных подразделениях и территориальных органах Окружной администрации города Якутска, учреждениях, предприятиях городского округа «город Якутск» возлагается на их руководителей/начальников.

8.2.11. Работники структурных подразделений, территориальных органов, учреждений, предприятий городского округа «город Якутск» несут дисциплинарную и иную установленную Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан и организаций Российской Федерации» ответственность за несоблюдение требований Регламента, сохранность и своевременность предоставления ответов, находящихся у них документов (обращений).

8.2.12. На работников, отвечающих за организацию работы с документами (обращениями), возлагаются следующие основные обязанности:

1) прием, учет (регистрация) входящих (поступающих) документов;

2) передача документов на рассмотрение руководителю;

3) распределение входящих (поступающих) документов;

4) контроль сроков прохождения и рассмотрения документов;

5) учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам);

6) анализ состояния делопроизводства и информирование руководителя Подразделения об исполнении документов и поручений, подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;

7) консультирование сотрудников по вопросам работы с документами. Передача документов, их копий, проектов постановлений, распоряжений администрации в связи со служебной необходимостью сторонним организациям, гражданам допускается с разрешения руководителя/начальника или их заместителей.

8.2.13. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни работники обязаны передать все находящиеся у них документы другому работнику по указанию руководителя/начальника по акту. При увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется также по акту.

8.2.14. Поступившие документы (обращения) после их регистрации рассматриваются руководителем/начальником в срок, не превышающий 2 рабочих дня, после чего в зависимости от характера документа (обращения) отписываются ответственному исполнителю для рассмотрения и подготовки проекта ответа.

8.2.15. Зарегистрированный в ЕСЭД документ (обращение) направляется ответственным работником специалистам для формирования проекта ответа в однодневный срок.

8.2.16. Документы (обращения), содержащие указания «срочно», «незамедлительно» (или аналогичные), подлежат рассмотрению в течение двух рабочих дней с даты подписания документа (обращения).

8.2.17. Если срок рассмотрения отписанного документа (обращения) не указан, то оно подлежит рассмотрению в течение 25 дней с даты регистрации документа (обращения). Если последний день рассмотрения документа (обращения) приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

8.2.18. В случае, если в поступившем документе (обращении) содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию исполнителя (исполнителей), то данный документ (обращение) возвращается исполнителем в течение одного дня с даты отписки руководителем должностному лицу, отписавшему данный документ (обращение) по служебной записке с приложением мотивированного отказа от рассмотрения указанного документа (обращения).

8.2.19. В случаях, когда документ (обращение) отписывается двум или нескольким лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное в документе (обращении) в качестве исполнителя первым. Ответственный исполнитель обязан рассмотреть документ (обращение) в установленный срок. Ему представляется право созыва соисполнителей, которые обязаны по требованию главного исполнителя представить все необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное рассмотрение документов (обращений) и достоверность информации, представленной ответственному исполнителю для свода. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, наличие необходимых согласований и соблюдение сроков исполнения.

8.2.20. В случае, если поручение руководителя/начальника не исполнено в установленный срок, ответственный исполнитель в течение одного дня после истечения срока, установленного для рассмотрения документа (обращения), представляет объяснение о ходе рассмотрения документа (обращения) с указанием должностных лиц, на которых возложено рассмотрение указанного документа (обращения), причин его неисполнения в установленный срок.

8.2.21. Если документ (обращение) не может быть исполнен в установленные сроки, исполнитель должен подготовить промежуточный ответ в течение 15 рабочих дней. «Промежуточным» считается письмо в адрес заявителя, которое не дает ответа на все поставленные вопросы, имеет обычно справочный или информационный характер и содержит просьбу о продлении срока исполнения до определенного числа. Продление сроков исполнения производится на основании представления служебного письма в адрес заявителя с мотивированной просьбой о продлении срока и о причинах отсрочки.

8.2.22. Если исполнитель не представил своевременно ответ на документ и не написал промежуточное письмо с просьбой о продлении срока исполнения, ответа, документ считается неисполненным или исполненным с нарушением срока. Изменение срока исполнения фиксируется в ЕСЭД. Документы, по которым срок исполнения не был своевременно продлен, считаются не исполненными в срок. Срок, в течение которого проект исходящего документа может находиться на согласовании, составляет не более 10 рабочих дней.

8.2.23. Документы (обращения), подписанные руководителем структурного подразделения, регистрируются и рассылаются до адресата (заявителя) самостоятельно.

8.2.24. В случае, если отписанный документ (обращение) выходит за пределы компетенции, руководитель/начальник обеспечивает его рассмотрение в пределах установленной компетенции. При этом в течение 2-х дней с даты оформления документа (обращения), а по срочным и оперативным отписанным документам - незамедлительно, имеет право привлечь в качестве соисполнителей другие учреждения, структурные подразделения. Соисполнители не позднее 15 дней представляют ответственному информацию в пределах своей компетенции для свода информации. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем (соисполнителями) главный исполнитель информирует об этом вышестоящее руководство.

8.2.25. Структурные подразделения и территориальные органы Окружной администрации, учреждения, предприятия городского округа «город Якутск» при рассмотрении письменного обращения/документа в случае необходимости имеют право запрашивать у других уполномоченных учреждений/предприятий, структурных подразделений информацию для рассмотрения обращения/документа. При получении подобного запроса, уполномоченное структурное подразделение, учреждение/предприятие с момента регистрации документа (обращения) обязано предоставить запрашиваемую информацию в десятидневный срок либо в срок, указанный в запросе.

8.2.26. Документы (обращения), содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию структурного подразделения, учреждения/предприятия, направляются в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

8.3. Исходящая корреспонденция Окружной администрации

8.3.1. Исходящие документы оформляются на бланках для писем. Право подписи на должностных бланках имеют лица, должность которых указана на бланке, а также лица, исполняющие их обязанности. При необходимости исходящие документы структурных подразделений Окружной администрации, не обладающих правами юридического лица, подписываются главой, заместителями главы или лицами, их официально замещающими. При направлении писем (в том числе ответов на запросы) в вышестоящие инстанции (Правительство РФ, РС(Я)) письма подписывает глава, по поручению главы - заместители главы в соответствии с полномочиями.

8.3.2. Проект письма главы должен быть оформлен в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству и согласован в системе электронного документооборота.

8.3.3. При направлении исходящего письма в адрес Главы Республики Саха (Якутия), руководства Республики Саха (Якутия), министерств, ведомств, граждан (по обращениям, поступившим по ЕСЭД) проект письма должен быть направлен посредством ЕСЭД. Согласование письма производится в электронном виде, утвержденный главой проект заверяется ЭЦП для дальнейшего направления адресату посредством ЕСЭД.

8.3.4. При направлении письма в адрес федеральных органов власти, организаций и индивидуальных предпринимателей, граждан (при письменном обращении в Окружную администрацию, с доставкой нарочно) проект письма должен быть направлен посредством ЕСЭД. Согласование письма производится в электронном виде, утвержденный главой проект распечатывается на официальном бланке и подписывается главой собственноручно.

8.3.5. В регистрационной карточке исходящего письма главы должны быть приложены:

1) сопроводительное письмо на имя главы о подписании проекта ответа;

2) проект ответа в формате Word;

3) при наличии - приложения к ответу;

4) при подготовке ответа на поступивший запрос исполнитель обязан оформить связку со входящим письмом (обращением) и с ранее отработанными служебными записками.

8.3.6. Проект исходящего письма главы должен быть согласован:

1) Руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку письма.

2) Советником главы.

3) Курирующим заместителем главы.

8.3.7. Отправка документов, подписанных главой городского округа «город Якутск» собственноручно, производится после их регистрации в ЕСЭД. Отправка документов, заверенных ЭЦП, производится после их регистрации в ЕСЭД.

8.3.8. Исходящие письма, подписанные главой, регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан и организаций. Исходящие письма заместителей главы регистрируются помощником/секретарем заместителя главы.

8.3.9. Исходящие документы передаются для отправки курьером полностью оформленными в соответствии с требованиями настоящего Регламента. Исходящие письма отправляются нарочным или по почте, простым или заказным письмом, а также посредством ЕСЭД.

8.3.10. Выдача документов на руки автору или адресату допускается в исключительных случаях, в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах, под роспись получателя, при наличии записки руководителя структурного подразделения Окружной администрации, либо лица его замещающего, рассматривавшего документ и резолюции руководителя аппарата Окружной администрации.

8.4. Ответы на акты прокурорского реагирования

8.4.1. Порядок подписания ответов на акты прокурорского реагирования, поступившие в адрес главы городского округа «город Якутск», заместителей главы городского округа «город Якутск», Окружной администрации города Якутска, установлен распоряжением Окружной администрации №767р от 13 мая 2015 года «Об утверждении Порядка подписания ответов на акты прокурорского реагирования, поступившие в адрес главы городского округа «город Якутск», заместителей главы городского округа «город Якутск», Окружной администрации города Якутска».

8.5. Обращения граждан

8.5.1. Окружная администрация города Якутска или должностное лицо при рассмотрении обращения обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения. Ответ на обращение подписывается главой городского округа «город Якутск», его заместителями либо уполномоченным на то должностным лицом. Ответ на обращение направляется в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившему в письменной форме. Ответ на обращение в форме электронного документа направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты (e-mail), указанному автором обращения.

8.5.2. Должностное лицо, в адрес которого поступило обращение, после ознакомления с поступившим обращением принимает одно из следующих решений:

1) о принятии обращения к рассмотрению согласно статье 8 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ЗФ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

2) о переадресации обращения по компетенции согласно п.п. 3 и 4 статьи 8 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ЗФ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

3) оставить обращение без ответа в случаях, указанных ст. 11 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ЗФ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

4) о прекращении переписки (с согласия главы, либо уполномоченного на то лица);

5) о возвращении обращения заявителю.

8.5.3. Обращение может рассматриваться исполнителем непосредственно в Окружной администрации города Якутска. Руководители структурных подразделений Окружной администрации города Якутска, исполнители в пределах своей компетенции принимают все необходимые меры по разрешению поставленных в обращении вопросов, организуют всестороннее изучение вопроса, при необходимости запрашивают, в том числе в электронной форме, дополнительные документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц (за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия), привлекают экспертов, организуют выезд на место.

8.5.4. Ответственный работник самостоятельно осуществляет подготовку проектов ответов на следующие обращеня:

1) содержащие вопросы обжалования судебных решений;

2) если текст письменного обращения не поддается прочтению, если фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

3) если текст письменного обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы;

4) при отсутствии возможности дать ответ по существу без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

8.5.5. В случае, если обращению присвоен статус "Специальный контроль", должностное лицо, ответственное за его рассмотрение, обеспечивает подготовку информации за подписью главы городского округа «город Якутск» и его заместителей для представления в орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу, перенаправившему обращение, о результатах его рассмотрения.

8.5.6. После завершения рассмотрения обращения копия ответа и материалы, относящиеся к обращению, передаются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Окружную администрацию города Якутска к ответственному работнику. Информация о завершении рассмотрения обращения вносится ответственным работником в ЕСЭД.

8.5.7. При увольнении или временном отсутствии исполнителя (отпуск, командировка и т.д.) все находящиеся у него на разрешении обращения передаются по поручению уполномоченного лица, ответственного за организацию работы с обращениями граждан и (или) руководителя структурного подразделения, другому исполнителю под роспись.

8.5.8. Граждане имеют право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения их обращений, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и, если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную, охраняемую федеральным законодательством, тайну. Также им могут быть выданы копии письменных ответов, поступивших из государственных органов, органов местного самоуправления в связи с их предыдущими письменными обращениями, копии письменных ответов (уведомления) о результатах рассмотрения их обращений в Окружной администрации города Якутска, если указанные письменные ответы не были получены гражданами по не зависящим от них обстоятельствам.

8.5.9. Письменные обращения граждан, поступившие в Окружную администрацию и относящиеся к полномочиям главы, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В установленные 30 дней входит время на визирование, рассмотрение обращения по существу, подготовку проекта ответа, его согласование, подписание и направление ответа.

8.5.10. Требования к подготовке, оформлению ответа на обращение, контролю за соблюдением порядка рассмотрения обращений, анализу и обобщению работы с обращениями граждан установлены в Положении о порядке рассмотрения обращений граждан и организаций в Окружной администрации города Якутска.

8.6. Служебные записки

8.6.1. Служебные записки используются для внутренней переписки структурных подразделений Окружной администрации, подведомственных учреждений и предприятий.

8.6.2. Текст служебной записки состоит из двух логически связанных частей. В первой части (вступление) формулируется тема, указываются причины, послужившие основанием для составления служебной записки, факты, события, ссылки на другие документы. Во второй части высказывается основанная цель служебной записки, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даются гарантии и т.п. Служебные записки по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части.

8.6.3. В служебных записках используют следующие формы изложения:

1) от первого лица множественного числа (просим сообщить; направляем на рассмотрение);

2) от третьего лица единственного числа (Департамент имущественных и земельных отношений считает возможным; МКУ «Управление делами» не возражает);

3) от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу направить). Эта форма изложения особенно рекомендуется в том случае, если документ оформлен на бланке должностного лица.

8.6.4. Служебная записка должна быть посвящена одному вопросу. Документ должен быть кратким, размер служебной записки - от одной до пяти страниц.

8.6.5. Содержание документа должно быть полным, исчерпывающим. Несмотря на краткость, вопрос, рассматриваемый в нем, следует раскрыть полностью и всесторонне, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т.п.

8.6.6. Текст служебной записки должен быть точным и объективным, содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование. Документ должен быть корректным по форме, демонстрировать уважительное отношение автора письма к деловому партнеру.

8.6.7. Служебные записки подписывает глава, заместители главы, руководители структурных подразделений в пределах своих полномочий. Право подписи служебных писем закрепляется в Уставе, положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

8.6.8. Служебные записки регистрируются исполнителем и отправляются адресату в ЕСЭД.

8.7. Рассмотрение документа и резолюции

8.7.1. Рассмотрение документа в Окружной администрации предполагает ознакомление с содержанием документа, подготовку проекта резолюции, передачу документа на доклад руководству, подписание резолюции.

8.7.2. Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом, последующие резолюции не должны дублировать и противоречить первой, в них должен конкретизироваться порядок исполнения документа, срок его исполнения (с учетом конечного срока исполнения установленного первой резолюцией) и исполнитель.

8.7.3. Допускается возможность повторного рассмотрения документа при изменении обстоятельств дела. В этом случае, документ вновь представляется должностному лицу, подписавшему первичную резолюцию, и должностное лицо имеет право дать новое поручение с учетом изменившихся обстоятельств и определить других исполнителей.

8.7.4. Резолюции главы, заместителей главы оформляются на бланках установленного образца.

8.7.5. Бланк резолюции скрепляется с документом (на бумажном носителе). Резолюция может быть оформлена и на самом документе. Электронный вариант резолюции вносится руководителем в регистрационную карточку (РК) документа.

8.7.6. В состав резолюции входят следующие элементы:

1) исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);

2) конкретное содержание поручения;

3) срок исполнения поручения.

8.7.7. Дополнительно (знак +) могут быть указаны фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации и участия в решении вопроса (при необходимости).

8.7.8. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, либо им считается лицо, указанное в резолюции первым.

8.7.9. Если срок исполнения в резолюции не указан, это означает, что исполнение документа предусмотрено в течение одного месяца.

8.7.10. Резолюция на бумажном носителе подписывается соответствующим должностным лицом, которое дает поручение (подпись расшифровывается на бланке) и датируется.

8.8. Формирование и хранение дел

8.8.1. Формирование дел входящих и исходящих документов Окружной администрации, их хранение осуществляется Отделом по работе с обращениями граждан и организаций. Секретариат заместителя главы осуществляет формирование дел документов, поступивших заместителю главы, исходящих документов за подписью заместителя главы.

8.8.2. Руководители структурных подразделений Окружной администрации несут персональную ответственность за сохранность поступающих к ним документов и информации о них в ЕСЭД.

8.8.3. Законченные делопроизводством дела в течение 3 лет хранятся в структурных подразделениях Окружной администрации для справочной работы, а затем, в соответствии с номенклатурой дел, передаются в Архивный отдел МКУ «Управление делами».

8.8.4. Оформление дел для передачи в Архивный отдел производится работниками структурных подразделений при методической помощи и под контролем работника Архивного отдела.

8.9. Работа с материалами, сообщениями и заявлениями, содержащими признаки административного правонарушения

8.9.1. Порядок работы с материалами, сообщениями и заявлениями, содержащими признаки административного правонарушения, поступившими в адрес Окружной администрации города Якутска, утверждается отдельным распоряжением Окружной администрации города Якутска.

9. СОВЕЩАНИЯ

9.1. Порядок организации совещаний в Окружной администрации

9.1.1. Подготовка и проведение совещаний (заседаний), в том числе в режиме видео-, конференцсвязи главы осуществляется на основании утвержденного плана работы главы городского округа «город Якутск»

9.1.2. Глава проводит:

1) еженедельные планерные совещания;

2) тематические совещания;

3) рабочие совещания (встречи), в том числе выездные;

4) заседания консультативно-совещательных и координационных органов при главе городского округа «город Якутск».

9.1.3. Ответственность за подготовку и проведение совещаний несут должностные лица, определенные в соответствии с планом работы Окружной администрации города Якутска. Если ответственными за проведение совещаний определены несколько должностных лиц, то общую ответственность и координацию деятельности по проведению совещания несет должностное лицо, указанное в списке первым.

9.1.4. Ответственные организуют подготовку мест проведения совещаний, стенографическую запись, аудио-, видеозапись совещания (в случае необходимости), оповещение, обеспечение явки, подготовку необходимых документов к совещанию.

9.1.5. Перечень необходимых к совещанию документов составляют повестка, регламент, список участников, проект протокола (перечня поручений), информационно-аналитические материалы (аналитическая справка, информационно-справочные материалы, слайды видеопрезентации и т.д.).

9.1.6. Ответственные представляют помощнику главы городского округа «город Якутск» необходимые к совещанию документы в письменном и электронном виде посредством ЕСЭД, предварительно согласованные с курирующими направление (отрасль) начальником департамента (управления) и заместителем главы городского округа «город Якутск» не позднее чем за 3 дня до даты проведения совещания (заседания).

9.1.7. При этом проект протокола по итогам совещания в случае наличия в нем условий, требующих необходимости решения финансовых вопросов (выделения дополнительных бюджетных средств, предоставления налоговых льгот и т.п.), должен быть дополнительно согласован Департаментом экономики и стратегического планирования и Департаментом финансов.

9.1.8. Помощник главы городского округа «город Якутск» рассматривает представленные документы в части полноты перечня и содержания и при отсутствии замечаний вносит главе городского округа «город Якутск», при этом повестка совещания вносится не позднее чем за 3 дня, остальные документы - не позднее чем за 1 день до даты проведения совещания, если иное не установлено главой городского округа «город Якутск».

9.1.9. При наличии неполного перечня документов или документов некачественного содержания помощник главы городского округа «город Якутск» вправе вернуть документы ответственным исполнителям для доработки. Ответственные исполнители дорабатывают пакет необходимых документов в течение дня после получения замечаний помощника главы городского округа «город Якутск».

9.1.10. По мере необходимости по поручению помощника главы городского округа «город Якутск» ответственные за подготовку и проведение совещаний организуют подготовку тезисов выступления, доклада главы городского округа «город Якутск».

9.1.11. Тезисы выступления, проект доклада главы представляются ответственными помощнику главы городского округа «город Якутск» не позднее чем за 3 дня до даты проведения совещания.

9.1.12. При проведении выездных совещаний в территориальные органы Окружной администрации подготовку повестки, списка участников, информации о проблемных и постановочных вопросах на территориях городского округа «город Якутск» и предложениях по их решению осуществляет Департамент по работе с территориями.

9.1.13. Не позднее чем за 5 дней до даты проведения совещания ответственные за подготовку информации представляют в Департамент по работе с территориями в письменном и электронном виде посредством ЕСЭД следующие информационно-аналитические материалы:

1) характеризующие социально-экономическую ситуацию соответствующей территории городского округа «город Якутск»:

а) об основных социально-экономических показателях, в том числе по реализации Указа Главы Республики Саха (Якутия) от 08.09.2021 № 2046 «О развитии города Якутска – столицы Республики Саха (Якутия) на период до 2032 года»;

б) о состоянии жилищно-коммунального хозяйства и энергетики;

в) о реализации социальной политики;

г) о состоянии сельского хозяйства;

д) об индивидуальном жилищном строительстве и строительстве объектов социальной сферы.

Ответственными за подготовку данной информации являются департаменты (управления) по курируемым направлениям.

2) о ходе исполнения ранее данных поручений по итогам выездных совещаний главы городского округа «город Якутск».

Ответственным за подготовку данной информации является Отдел текущего контроля.

3) проект тезисов выступления, доклада главы городского округа «город Якутск»;

4) проект протокола главы городского округа «город Якутск» по итогам выездного совещания в территориальный орган.

Ответственным за подготовку протокола главы городского округа «город Якутск» по итогам выездного совещания является Департамент по работе с территориями, в случае проведения выездного совещания по отдельным социально-экономическим вопросам – Департамент (Управление), курирующий данный вопрос.

9.1.14. Техническая подготовка помещения (звукоусиление, подготовка компьютерной и аудио-, видеоаппаратуры и т.п.), где предполагается проведение совещания (заседания) главы городского округа «город Якутск» осуществляется МКУ «Центр информационных технологий».

9.1.15. В случае проведения выездного совещания главы техническая подготовка помещения осуществляется соответствующим подразделением Окружной администрации, территориального органа или подведомственного учреждения, где планируется проведение выездного совещания. В случае необходимости к данной работе может быть привлечено Управление обеспечения деятельности.

9.1.16. Оповещение участников о месте, времени и повестке совещания (заседания) осуществляется не позднее чем за 2 дня до даты проведения совещания.

9.1.17. Ответственность за оповещение, обеспечение участия приглашенных на планерные совещания возлагается на Отдел организационной работы.

9.1.18. Ответственность за оповещение, обеспечение участия приглашенных, подготовку необходимых документов для проведения заседаний консультативно-совещательных и координационных органов, председателем (руководителем) которых является глава, несет ответственный секретарь или рабочий орган соответствующего органа.

9.1.19. Участие средств массовой информации в совещаниях (заседаниях), а также формат совещания (заседания) (открытое, закрытое) согласовывается Отделом пресс-службы Окружной администрации МКУ «Центр информационных технологий» с заместителем главы городского округа «город Якутск»-руководителем аппарата Окружной администрации города Якутска. Отдел пресс-службы Окружной администрации МКУ «Центр информационных технологий» извещает средства массовой информации о совещании (заседании) не позднее чем за 1 день.

9.1.20. При выездных совещаниях в территориальных органах для подготовки совещания, решения организационных вопросов Департамент по работе с территориями не менее чем за 2 дня до даты совещания осуществляет выезд на место выездного совещания.

9.2. Оформление решений по итогам совещаний (заседаний) главы городского округа «город Якутск»

9.2.1 Решения по итогам совещаний (заседаний) главы городского округа «город Якутск» оформляются в виде следующих документов:

1) Протокол по итогам еженедельного планерного совещания главы городского округа «город Якутск»;

2) Протокол по итогам тематического совещания;

3) Протокол заседания консультативно-совещательного и координационного органа при главе городского округа «город Якутск».

9.3. Оформление протокола по итогам еженедельного планерного совещания главы городского округа «город Якутск»

9.3.1. Проект протокола по итогам еженедельного планерного совещания главы городского округа «город Якутск» (далее - проект) составляется Отделом текущего контроля и представляется на подпись главе в течение 2 рабочих дней после проведения совещания.

9.3.2. В проекте должны быть указаны исполнители, которым дано поручение, а также срок, необходимый для его надлежащего исполнения.

9.3.3. В течение рабочего дня после подписания главой городского округа «город Якутск» по итогам планерного совещания регистрируется в ЕСЭД Отделом текущего контроля и ими же производится постановка порученческих пунктов на контроль и рассылка структурным подразделениям Окружной администрации города Якутска, муниципальным учреждениям и предприятиям. Рассылка в организации и ведомства, у которых отсутствует ЕСЭД, осуществляется на бумажном носителе через Отдел оформления актов в течение 2 рабочих дней.

9.4.  Оформление протокола по итогам тематического совещания

9.4.1. Проект протокола по итогам тематического совещания главы городского округа «город Якутск» (далее - проект) составляется органом, ответственным за проведение совещания, с участием Управления обеспечения деятельности в течение 2 рабочих дней после проведения совещания. Проект составляется на основании стенограммы, аудио- и видеозаписи, произведенных во время совещаний, представленных тезисов, докладов и выступлений, справок, проектов решений и других документов. Проект протокола по итогам выездных совещаний главы городского округа «город Якутск» в территориальные органы составляется Департаментом по работе с территориями печас учетом актуализированных поручений (находящихся в работе), содержащихся в протоколах по итогам предыдущих выездных совещаний в соответствующий территориальный орган. После утверждения главой городского округа «город Якутск» протокола по итогам последнего выездного совещания все протоколы по итогам предыдущих выездных совещаний в соответствующий территориальный орган признаются утратившими силу.

9.4.2. В проекте должны быть указаны исполнители, которым дано поручение, а также срок, необходимый для его надлежащего исполнения.

9.4.3. Согласование подготовленного проекта посредством ЕСЭД осуществляется органом, ответственным за проведение совещания, в следующем порядке:

1) Структурные подразделения Окружной администрации города Якутска, указанные исполнителями по пунктам проекта.

2) Структурные подразделения Окружной администрации города Якутска, курирующие вопросы, указанные в проекте.

3) Управление обеспечения деятельности.

4) Заместители главы городского округа «город Якутск», курирующие вопросы, указанные в проекте.

9.4.4. Органы, указанные в подпунктах 1-3 пункта 9.4.3 настоящего Регламента, производят согласование проекта одновременно, без права требования предварительного согласования других органов. Должностные лица, указанные в подпункте 4 пункта 9.4.3. настоящего Регламента, согласовывают проект при наличии согласования других органов и должностных лиц в указанной последовательности.

9.4.5. Срок согласования проекта - не более 2 рабочих дней после поступления проекта на согласование. При нарушении срока согласования проекта орган и должностное лицо обязаны приложить объяснительную записку с указанием причин нарушения срока согласования проекта.

9.4.6. Должностные лица структурных подразделений Окружной администрации, визирующие проект, несут персональную ответственность за согласование проектов.

9.4.7. Согласованный в указанном порядке проект представляется на подпись главе в течение рабочего дня после получения согласованного проекта от органа, ответственного за проведение совещания.

9.4.8. В течение рабочего дня после подписания главой протокол по итогам совещания регистрируется в ЕСЭД Отделом текущего контроля и ими же производится постановка порученческих пунктов на контроль и рассылка структурным подразделениям Окружной администрации города Якутска, муниципальным учреждениям и предприятиям. Рассылка в организации и ведомства, у которых отсутствует ЕСЭД, осуществляется на бумажном носителе через Отдел оформления актов в течение 2 рабочих дней.

9.5. Оформление протокола заседания консультативно-совещательного и координационного органа при главе городского округа «город Якутск»

9.5.1. Проект протокола заседания консультативно-совещательного и координационного органа при главе составляется органом, ответственным за проведение заседания (ответственным секретарем), в течение 2 рабочих дней после проведения заседания.

9.5.2. В проекте должны быть указаны исполнители, которым дано поручение, а также срок, необходимый для его надлежащего исполнения.

9.5.3. Согласование подготовленного проекта осуществляется органом, ответственным за проведение заседания (ответственным секретарем), но в срок, не превышающий 10 рабочих дней после проведения заседания.

9.5.4. Согласованный в указанном порядке проект представляется на подпись главе в течение рабочего дня после получения согласованного проекта от органа, ответственного за проведение заседания (ответственного секретаря).

9.5.5. В течение рабочего дня после подписания главой протокол заседания передается органу, ответственному за проведение заседания (ответственному секретарю), для рассылки органам и должностным лицам по самостоятельно утверждаемому списку в письменном виде.

10. КОНТРОЛЬНО-АНАЛИТИЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

10.1 Общие положения

10.1.1 В Окружной администрации подлежат исполнению поручения должностных лиц, зафиксированные в распорядительных и служебных документах главы, а также резолюциях по исполнению служебных документов и обращений граждан, протоколах заседаний и совещаний.

10.1.2 Исполнение предполагает разработку мер, направленных на осуществление и проведение в жизнь поручений главы и его заместителей.

10.1.3. Ответственность за качественное и своевременное исполнение указанных документов и поручений, как содержащихся в них, так и данных по их исполнению, возлагается на должностные лица в соответствии с возложенными на них функциями.

10.1.4. В целях обеспечения высокой эффективности управления городским хозяйством на основе систематической проверки хода исполнения поручений и принятия своевременных мер по их исполнению в определенные сроки устанавливается контроль исполнения поручений главы.

10.1.5 Контрольно-аналитическую деятельность осуществляют следующие структурные подразделения:

1) Управление обеспечения деятельности в лице отдела организационной работы, отдела оформления актов, отдела текущего контроля, отдела по работе с обращениями граждан и организаций;

2) Департамент экономики;

3) Правовой департамент.

Отдел текущего контроля осуществляет контроль и анализ исполнения:

1) поручений главы, Указов и распоряжений Президента Российской Федерации, Главы Республики Саха (Якутия), постановлений и распоряжений Правительства, постановлений Государственного Собрания (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия), Якутской городской Думы;

2) поручений, содержащихся в распоряжениях и постановлениях главы. Окружной администрации города Якутска;

3) поручений, содержащихся в протоколах общегородских планерных совещаний у главы городского округа "город Якутск";

4) поручений, содержащихся в протоколах тематических и выездных совещаний у главы;

5) поручений главы по вопросам обеспечения жизнедеятельности города и другим вопросам;

6) служебных документов, связанных с выполнением протоколов;

7) резолюций главы и его заместителей по исполнению служебных документов и обращений граждан, с пометкой "КОНТРОЛЬ";

8) контроль за прохождением служебных документов за подписью главы в высшие органы государственной власти;

9) контроль исполнения резолюций главы и его заместителей по исполнению служебных документов;

10) контроль исполнения поручений главы, зафиксированных в резолюциях по исполнению обращений и запросов Государственного Собрания (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия). Якутской городской Думы, депутатов всех уровней.

Отдел оформления актов осуществляет контроль соответствия требованиям Регламента проектов распорядительных документов главы и его заместителей; контроль за доработкой проектов распорядительных документов главы и его заместителей.

Отдел по работе с обращениями граждан и организаций осуществляет контроль и анализ исполнения:

1) резолюций главы и его заместителей по исполнению служебных документов и обращений граждан;

2) контроль исполнения резолюций главы и его заместителей, данных в ходе личного приема граждан и представителей организаций.

Департамент экономики осуществляет контроль и анализ исполнения федеральных, республиканских и муниципальных целевых программ.

Правовой департамент осуществляет контроль и анализ исполнения поручений главы, заместителей главы по исполнению запросов и требований надзорных органов; договоров и соглашений.

10.2 Порядок организации исполнения поручений и указаний главы городского округа «город Якутск» 

Контролю подлежит исполнение:

1) поручений главы и его заместителей по исполнению законодательных, нормативных и распорядительных документов высших представительных и исполнительных органов и должностных лиц (законы Республики Саха (Якутия); указы, распоряжения и поручения главы Республики Саха (Якутия); постановления и распоряжения Правительства Республики Саха (Якутия): поручения председателя Правительства Республики Саха (Якутия); постановления Государственного Собрания (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия); решения Якутской городской Думы;

2) поручений главы по подготовке проектов документов органов государственной власти;

3) распорядительных документов главы и его заместителей;

4) письменных и устных поручений главы;

5) планов работы Окружной администрации;

6) поручений, содержащихся в протоколах заседаний коллегиальных органов Окружной администрации;

7) поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых должностными лицами;

8) резолюций главы по исполнению служебных документов, обращений граждан, обращений и запросов депутатов Государственного Собрания (Ил Тумэн) и Якутской городской Думы.

Контроль исполнения включает в себя контроль за качественным (полнота и точность) и своевременным (сроки исполнения) исполнением конкретных документов и резолюций. В компетенцию должностного лица, ответственного за контроль исполнения, входит организация исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Структурные подразделения Окружной администрации в соответствии со своей компетенцией осуществляют контрольно-аналитические функции, предусматривающие контроль и анализ результатов исполнения, информирование об этом соответствующих должностных лиц, ведение баз данных.

Поручения и указания главы даются в целях реализации его полномочий

1) Поручения главы содержатся в постановлениях и распоряжениях, также поручения могут оформляться в виде протоколов.

2) Поручения (кроме содержащихся в постановлениях и распоряжениях) оформляются с единой сквозной нумерацией в пределах календарного года:

по итогам совещаний;

по итогам рабочих встреч, поступивших обращений и иным основаниям аналогично поручениям по итогам совещаний при главе.

В поручении и протоколе должны быть указаны исполнители, которым дано поручение, а также срок, необходимый для его надлежащего исполнения.

3) Указания главы оформляются в виде резолюций.

4) Подчиненные указания даются во исполнение поручений и указаний согласно иерархии управления.

10.3 Организация исполнения и контроль исполнения поручений и указаний

1) Поручения направляются на исполнение в соответствии со списком рассылки постановлений, распоряжений, протоколов главы.

2) Указания направляются на исполнение в соответствии с резолюцией.

3) Определение подконтрольности:

указаний осуществляется главой резолюцией "На контроль";

поручений, содержащихся в постановлениях и распоряжениях главы, осуществляется отделом текущего контроля.

Поручения, содержащиеся в протоколах, отдельные поручения подконтрольны без исключения.

4) В целях организации исполнения и контроля, доведения до всех участников исполнения поручений (поручения) или указания главы создается электронная регистрационная карточка постановления, распоряжения, протокола, поручения или указания главы в ЕСЭД.

Карточки документов в ЕСЭД создаются:

Отделом текущего контроля – пунктов протокола, поручений и указаний.

1) Все подчиненные указания должностных лиц, данные во исполнение поручения или указания, размещаются в соответствующей карточке документа в ЕСЭД.

2) Постановка на контроль, сопровождение, контроль за исполнением ответственными исполнителями, назначенными главой, осуществляется Отделом текущего контроля.

3)  Подчиненные указания, данные первым заместителем главы, заместителями главы во исполнение поручения или указания главы, размещаются в соответствующей карточке в ЕСЭД и контролируются соответствующими субъектами контроля (помощниками).

4)  Подчиненные указания, данные руководителями структурных подразделений Окружной администрации, подведомственными учреждениями и предприятиями, данные во исполнение поручения или указания, или подчиненных указаний в соответствии с пунктом 3, контролируются в соответствии с их локальными актами.

5) В случае возникновения (выявления) аналогичных по содержанию, а также имеющих противоречия поручений в двух или нескольких правовых актах, имеющих одинаковую юридическую силу, протоколах (поручениях) главы на контроле в ЕСЭД оставляется поручение, содержащееся в правовом акте, протоколе (поручении), изданном позднее. Поручения, содержащиеся в ранее изданных правовых актах, протоколах (поручениях), снимаются с контроля Отделом текущего контроля.

6) Ответственными исполнителями являются:

поручений и указаний совместного исполнения - исполнитель, указанный первым или с отметкой (Отв.);

поручений и указаний, не имеющих характер совместного исполнения, каждый исполнитель, при этом в ЕСЭД ставится отметка (Отв.).

7) Ответственные исполнители обязаны:

организовать своевременное и надлежащее исполнение поручений и указаний;

в установленный срок, но не реже одного раза в квартал на конец отчетного квартала, а также по запросу контролера представлять информацию о ходе исполнения поручений в карточке документа в ЕСЭД с прикреплением файлов подтверждающих документов, созданием соответствующих связок. Отсутствие информации о ходе исполнения в карточке документа в ЕСЭД, файла подтверждающего документа, соответствующих связок, а также представление информации, не соответствующей сути поручения или указания, считается неисполнением;

не позднее установленного срока представить доклад о выполнении протокольного поручения на имя главы, в котором должны быть отражены конкретные результаты исполнения поручения;

не позднее установленного срока представить доклад о выполнении указания на имя главы, в случае содержания такого задания в резолюции;

не позднее установленного срока в соответствии с указанием:

подготовить и направить информацию согласно запросу в органы государственной власти, иные органы и организации с представлением информации об исполнении в соответствующей карточке документа в ЕСЭД и прикреплением файлов подтверждающих документов;

подготовить и внести на подпись проект доклада главы с последующим представлением информации об исполнении в соответствующей карточке документа в ЕСЭД с прикреплением файла документа, направленного за подписью главы.

Исполнители подчиненных указаний обязаны вносить информацию о ходе исполнения в сроки, установленные согласно пункту 7 части 10.4.

10.4. Установление сроков исполнения поручений и указаний

1) Поручение или указание подлежит исполнению в установленный срок.

2) Если срок исполнения поручения или указания не указан, они подлежат исполнению до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца. Началом считается дата подписания поручения, указания.

3) Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, днем окончания срока исполнения считается следующий за ним рабочий день.

4) Указание с отметкой "весьма срочно" подлежит исполнению в 24 часа, "срочно" - в 3-дневный срок, "оперативно" - в 10-дневный срок.

5) Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения, указания.

6) Указанные в пунктах 1 - 5 сроки исполнения являются установленными сроками исполнения для ответственных исполнителей, указанных в пункте 6 части 10.3.

7) В целях своевременного исполнения поручений и указаний подчиненные указания должны иметь опережающие сроки исполнения по отношению к вышестоящим.

8) Все установленные сроки исполнения вносятся в соответствующие пункты карточки документа в ЕСЭД Отделом текущего контроля, сроки подчиненных указаний - соответствующими субъектами контроля.

10.5 Продление сроков исполнения поручений и указаний

1) В случае, если в ходе исполнения поручения или указания возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, ответственный исполнитель представляет на имя главы доклад с указанием причин, препятствующих его своевременному исполнению, конкретных мер, принимаемых для обеспечения его исполнения, и предложений о продлении срока исполнения.

Письмо с предложениями о продлении срока исполнения поручения или указания должно быть направлено не позднее чем за 3 рабочих дня до установленного срока.

2) Доклад с указанием причин, препятствующих своевременному исполнению поручения или указания, исходящий от исполнителя подчиненного указания, должен быть направлен заблаговременно с учетом пункта 1, с соблюдением иерархии.

3) Решение о продлении срока исполнения поручения или указания принимает: глава; заместитель главы - руководитель аппарата Окружной администрации; начальник Отдела текущего контроля согласно резолюции главы или резолюции заместителя главы городского округа «город Якутск» - руководителя аппарата Окружной администрации.

4) Срок исполнения поручения или указания не может быть продлен на срок, превышающий срок исполнения правового акта или поручения, во исполнение которых дано рассматриваемое поручение или указание.

5) Продление срока исполнения поручения или указания распространяется на все аналогичные по содержанию поручения или указания, находящиеся на контроле.

6) Продление сроков исполнения поручений и указаний отражается Отделом текущего контроля в соответствующей карточке документа в ЕСЭД со ссылкой на соответствующее указание о продлении срока исполнения.

10.6 Снятие с контроля поручений и указаний

1) Постановления и распоряжения главы снимаются с контроля Отделом текущего контроля по факту исполнения.

2) Поручения и указания снимаются с контроля по представлению ответственного исполнителя: главой; заместителем главы - руководителем аппарата Окружной администрации; Отделом текущего контроля по факту исполнения.

10.7 Ответственность за ненадлежащее и несвоевременное исполнение поручений и указаний. Информирование должностных лиц

1) На основании анализа письменной информации, и других официальных материалов, представляемых исполнителями, проведенных проверок, контрольно-аналитическими подразделениями Окружной администрации города Якутска ежеквартально готовится информация о ходе исполнения распорядительных документов главы Окружной администрации, протоколов совещаний у главы Окружной администрации, а также исполнения служебных документов и обращений граждан и иных контрольных документов.

2) Руководители структурных подразделений Окружной администрации представляют главе городского округа "город Якутск" ежегодные отчеты о своей деятельности.

3) Начальник отдела текущего контроля регулярно информирует главу и заместителя главы - руководителя аппарата Окружной администрации о несвоевременно и не надлежаще исполняемых поручениях, и указаниях.

4) В случае несвоевременного и ненадлежащего исполнения поручений и указаний или нарушения требований настоящего порядка заместитель главы - руководитель аппарата Окружной администрации имеет право в установленном порядке вносить предложение о рассмотрении вопроса о привлечении виновных должностных лиц к дисциплинарной ответственности.

10.8 Особенности контроля исполнения поручений Главы Республики Саха (Якутия), Председателя Правительства Республики Саха (Якутия)

Контролю подлежат все поручения главы Республики Саха (Якутия), председателя Правительства Республики Саха (Якутия), как содержащиеся в указах, распоряжениях, постановлениях, протоколах, так и их прямые поручения.

Исполнение поручений главы Республики Саха (Якутия), Правительства Республики Саха (Якутия) организуются заместителями главы в соответствии с поручениями главы.

Заместители главы несут личную ответственность за своевременное и надлежащее исполнение данных поручений, а также распорядительных документов главы и его заместителей, принимаемых во исполнение поручений главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия).

При организации исполнения поручений главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) рекомендуется использование мер упреждающего контроля:

1) принятие решений; разработка планов и других мероприятий с указанием конкретных сроков исполнения, должностных лиц, ответственных за исполнение поручений главы Республики Саха (Якутия), председателя Правительства Республики Саха (Якутия);

2) осуществление контрольных проверок хода исполнения поручений главы Республики Саха (Якутия), председателя Правительства Республики Саха (Якутия) в структурных подразделениях Окружной администрации;

3) регулярное ежемесячное заслушивание на оперативных совещаниях (коллегиях) либо специальных заседаниях отчетов должностных лиц о проделанной работе по выполнению поручений главы Республики Саха (Якутия), председателя Правительства Республики Саха (Якутия), своевременное принятие мер для устранения недостатков в данной работе.

В случае невозможности исполнения поручений в указанный срок заблаговременно, но не позднее 5 дней до установленного срока, ответственным лицом на имя главы городского округа "город Якутск" представляется аргументированная записка с проектом обращения к главе Республики Саха (Якутия), председателю Правительства Республики Саха (Якутия), содержащим просьбу о продлении сроков исполнения их поручений, конкретные причины невозможности исполнения поручения в установленный срок, а также принятые меры по обеспечению выполнения поручения.

Представление главе заместителями, подведомственными им структурными подразделениями промежуточной информации о принятых мерах по исполнению поручений главы Республики Саха (Якутия), председателя Правительства Республики Саха (Якутия) необходимо в тех случаях, когда срок исполнения их поручений определен в течение месяца и более и в те сроки, которые указаны в поручении главы.

В проекте докладной записки на имя главы Республики Саха (Якутия), председателя Правительства Республики Саха (Якутия) должны быть отражены конкретные результаты исполнения поручения.

При подготовке проектов поручений главы, данных в соответствии с поручениями главы Республики Саха (Якутия), председателя Правительства Республики Саха (Якутия), следует иметь в виду:

1) поручения главы Республики Саха (Якутия), председателя Правительства Республики Саха (Якутия) исполняются в указанные в них сроки;

2) если в поручениях срок не определен, устанавливается месячный срок с момента поступления документа в Окружную администрацию;

3) поручения, содержащие в тексте указание "срочно", исполняются в трехдневный срок с даты поступления документа в Окружную администрацию; требующие дополнительного изучения поставленных вопросов, а также содержащие в тексте указание "оперативно" исполняются в течение десяти дней с момента поступления документа в Окружную администрацию;

4) сроки исполнения поручений, содержащиеся в указах и распоряжениях главы Республики Саха (Якутия), распоряжениях и постановлениях председателя Правительства Республики Саха (Якутия) исчисляются в календарных днях, с даты вступления их в силу;

5) сроки исполнения прямых поручений главы Республики Саха (Якутия), председателя Правительства Республики Саха (Якутия) исчисляются в календарных днях с даты их подписания;

6) сроки исполнения прямых поручений, содержащие в тексте указания "срочно" или "оперативно", исчисляются в календарных днях с даты их поступления в Окружную администрацию.

При получении информации о снятии с контроля или продлении сроков исполнения поручений главы Республики Саха (Якутия), правительства Республики Саха (Якутия) в адрес главы, соответствующие структурные подразделения информируют заместителей главы - исполнителей данных поручений о принятом решении.

11. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ГРАЖДАН И ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ ОРГАНИЗАЦИЙ

11.1. Прием граждан

11.1.1. Организацию приема граждан осуществляет отдел по работе с обращениями граждан и организаций.

11.1.2. Личный прием граждан главой городского округа «город Якутск» проводится в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» еженедельно в Окружной администрации города Якутска, 1 раз в месяц в территориальных органах управления Окружной администрации города Якутска.

11.1.3. График личного приема обнародуется в установленном законом порядке на официальном стенде Окружной администрации города Якутска и официальном сайте yakutskcity.ru.

11.1.4. На каждого гражданина, обратившегося на прием к главе городского округа «город Якутск», заполняется карточка личного приема, в которой указывается дата приема, фамилия, имя, отчество, адрес места жительства заявителя и фамилия руководителя, ведущего прием. Во время записи устанавливается кратность обращения гражданина. При повторных обращениях делается подборка всех имеющихся в приемной материалов по предыдущим обращениям.

11.1.5. Прием граждан проводится в порядке очередности, преимущество первоочередного приема предоставляется ветеранам Великой Отечественной войны, гражданам, проживающим за пределами муниципального образования, беременным женщинам и кормящим матерям, инвалидам, лицам преклонного возраста.

11.1.6. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

11.1.7. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

11.1.8. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации в ЕСЭД и рассмотрению в порядке, установленном действующим законодательством.

11.1.9. Во время личного приема должностное лицо, ведущее прием:

1) может дать ответ гражданину, с его согласия, устно в ходе личного приема, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина;

2) доводит до сведения гражданина решение о направлении обращения на рассмотрение и принятии мер, уведомляет заявителя о том, кому будет поручено рассмотрение его обращения и откуда он получит ответ;

3) дает разъяснение гражданину, куда и в каком порядке ему следует обратиться, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию данного государственного органа или должностного лица.

11.1.10. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в рассмотрении его обращения, если гражданину этим же государственным органом или должностным лицом ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов, а новых доводов или обстоятельств в ходе личного приема гражданин не привел. При этом гражданину должен быть разъяснен мотив отказа и порядок обжалования принятия решения.

11.1.11. Во время личного приема глава вправе направить заявителя в соответствующее структурное подразделение Окружной администрации или решить вопрос о приеме его в других органах местного самоуправления. При необходимости, для рассмотрения поставленных заявителем вопросов, на личном приеме могут участвовать руководители и специалисты соответствующих структурных подразделений Окружной администрации.

11.1.12. После завершения личного приема согласно данным поручениям, отделом по работе с обращениями граждан и организаций оформляет рассылку исполнителям документов, связанных с рассмотрением обращений.

11.1.13. Повторный прием у главы городского округа «город Якутск» осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение.

11.1.14. Контроль за соблюдением сроков исполнения поручений по итогам личного приема осуществляет отдел по работе с обращениями граждан и организаций, ответственное за организацию работы с обращениями граждан.

11.2. Прием представителей организаций

11.2.1. Запись на прием к главе проводится секретарем, помощником главы или уполномоченным сотрудником после предварительной беседы помощника главы с представителями организаций.

12. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ

12.1. Требования к организации работы с документами определяются Инструкцией по делопроизводству Окружной администрации. Все исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

12.2. При этом необходимо:

1) систематизировать документы внутри дела в последовательности решения вопросов по хронологии, при этом документ-ответ должен располагаться после документа-запроса;

2) группировать в дела документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел;

3) подшивать в дела заверенные копии документов (отсутствие заверительной отметки лишает документ юридической силы);

4) включать годовые планы, отчеты в материалы того года, к которому они относятся, независимо от времени их составления и даты поступления.

12.3. Количество листов в деле не должно превышать 250.

12.4. При формировании дел постоянного срока хранения необходима внутренняя опись документов.

12.5. Все оформленные дела хранятся в шкафах или на стеллажах. В каждом шкафу должен быть перечень хранящихся в нем дел, на корешках обложек дел (папок) указываются цифровые обозначения. Хранение дел в столах не допускается.

12.6. Выдача справок по хранящимся в делах документам и снятие копий с документов для сотрудников Окружной администрации и сторонних организаций, а также вынос архивных документов из здания Окружной администрации производится при наличии запроса руководителя структурного подразделения и разрешения руководителя аппарата или начальника Управления обеспечения деятельности или лиц, их замещающих.

12.6. В случае увольнения, ухода в отпуск сотрудник архива обязан все имеющиеся у него документы передать другому сотруднику по акту приема-передачи.

13. РАБОТА С ПЕРСОНАЛОМ И КАДРОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

13.1. Поступление на муниципальную службу, прохождение и прекращение муниципальной службы

13.1.1. Статус, полномочия, порядок назначения, увольнения, принципы и гарантии деятельности муниципальных служащих Окружной администрации определены: Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ», Федеральным законом от 2 марта 2007 года N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», Законом Республики Саха (Якутия) от 11 июля 2007 года 480-З N 975-III «О муниципальной службе РС(Я)», Уставом городского округа «город Якутск», положениями о пригородных администрациях, положениями о структурных подразделениях Окружной администрации и другими нормативно-правовыми актами.

13.1.2. Управление персоналом осуществляется в целях обеспечения эффективности работы Окружной администрации. Поступление на муниципальную службу, ее прохождение и прекращение осуществляется на основании ФЗ «О муниципальной службе в РФ», конкурса на замещение вакантной муниципальной должности муниципальной службы, утвержденных окружным Советом г. Якутска.

13.1.3. Подготовка документации по проведению конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы осуществляется Управлением кадров и муниципальной службы Окружной администрации.

13.1.4. С лицом, принимаемым на муниципальную службу в порядке назначения или конкурса, заключается трудовой договор.

13.1.5. Должностные обязанности работника определяются в должностных инструкциях. Ответственным за подготовку должностных инструкций являются руководители структурных подразделений Окружной администрации.

13.1.6. Прохождение муниципальной службы отражается в личном деле муниципального служащего. Формирование личного дела осуществляется Управлением кадров и муниципальной службы Окружной администрации в установленном законом порядке. При переводе или поступлении муниципального служащего на новое место муниципальной службы либо на государственную службу, личное дело муниципального служащего передается по новому месту службы. Ведение нескольких личных дел одного муниципального служащего не допускается.

13.1.7. Подготовка необходимых документов по вопросам, связанным с прохождением муниципальной службы и трудовыми отношениями с руководителями муниципальных казенных учреждений, муниципальных автономных учреждений и муниципальных бюджетных учреждений осуществляется Управлением кадров и муниципальной службы Окружной администрации.

13.1.8. Учет кадрового потенциала осуществляется посредством формирования резерва кадров муниципальных служащих Окружной администрации.

13.1.9. Аттестация муниципальных служащих Окружной администрации проводится согласно Положению об аттестации, утвержденному окружным Советом г. Якутска.

13.1.10. Классный чин присваивается муниципальному служащему на основании Закона  Республики Саха (Якутия) от 18 ноября 2009 г. 746-З N 397-IV «О порядке присвоения и сохранения классных чинов муниципальным служащим».

13.1.11. Организация подготовки, переподготовки, обучения и повышения квалификации муниципальных служащих осуществляется на основе плана, утверждаемого главой Окружной администрации. План составляется на основании предложений руководителей структурных подразделений.

13.2. Организация работы с кадровыми документами

13.2.1. Подготовка документов, связанных с приемом на работу и увольнением работников, не относящихся к категории муниципальных служащих, осуществляется в соответствии с трудовым законодательством.

13.2.2. Кадровые документы хранятся по месту их формирования в соответствии с номенклатурой дел.

13.2.3. Методическое руководство по организации работы с кадровыми документами в структурных подразделениях Окружной администрации, муниципальных казенных учреждений, муниципальных автономных и муниципальных бюджетных учреждений осуществляется Управлением кадров и муниципальной службы Окружной администрации.

14. НАГРАДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

14.1. Городские награды

14.1.1. В соответствии с Положениями о наградах городского округа «город Якутск», Окружная администрация осуществляет подготовку документов, связанных с награждением юридических и физических лиц городскими наградами.

14.1.2. Присвоение звания «Почетный гражданин города Якутска» - высшего почетного звания города Якутска осуществляется в соответствии с Положением о звании «Почетный гражданин города Якутска», утвержденным постановлением Якутской городской Думы.

14.1.3. Награждение Почетной грамотой Окружной администрации города Якутска, Грамотой главы городского округа «город Якутск» с вручением серебряного знака и Благодарственным письмом Окружной администрации города Якутска осуществляется в соответствии с Положением о Почетной грамоте Окружной администрации города Якутска, Положением о Грамоте главы городского округа «город Якутск», Положением о Благодарственном письме Окружной администрации города Якутска.

14.1.4. Награждение знаком «За заслуги перед Якутском» осуществляется в соответствии с Положением о знаке «За заслуги перед Якутском», утвержденным постановлением Якутской городской Думы.

14.1.5. Решением Якутской городской Думы в целях поощрения граждан, коллективов предприятий, организаций и учреждений, внесших общественно значимый вклад в социально-экономическое и культурное развитие городского округа «город Якутск» учреждены следующие награды:

1) Знак «За заслуги перед здравоохранением города Якутска»;

2) Знак «За вклад в развитие образования столицы»;

3) Знак «Почетный строитель г. Якутска»;

4) Знак «За вклад в развитие социальной защиты населения г. Якутска»;

5) Знак «За вклад в развитие государственной молодежной политики в г. Якутске»;

6) Знак отличия «Признание заслуг в области культуры и искусства города Якутска».

14.2. Подготовка наградных документов

14.2.1. Подготовка документов, связанных с награждением юридических и физических лиц почетными грамотами и благодарственными письмами главы городского округа «город Якутск» осуществляется соответствующими структурными подразделениями Окружной администрации.

14.2.2. Оформление Почетных грамот Окружной администрации города Якутска, Грамот и благодарственных писем главы городского округа «город Якутск» осуществляет Управление обеспечения деятельности Окружной администрации города Якутска.

14.2.3. Руководители структурных подразделений осуществляют планирование наградной деятельности с учетом установленных в Российской Федерации государственных и профессиональных праздников, памятных дат, а также ежегодных мероприятий, юбилейных дат юридических и физических лиц.

14.2.4. Ответственность за качественную подготовку необходимых материалов по городским наградам, контроль за достоверностью отражения в наградных документах персональных данных награждаемых лиц, несет руководитель структурного подразделения Окружной администрации.

14.3. Деятельность Комиссии по государственным наградам

14.3.1. Предварительное рассмотрение вопросов, связанных с представлением физических лиц города к государственным наградам Российской Федерации и Республики Саха (Якутия) осуществляет Комиссия по государственным наградам при главе на основании Положения о Комиссии, утвержденного главой. Ходатайства о награждении государственной наградой и наградной лист принимаются после рассмотрения их в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия).

14.3.2. Заседания Комиссии проводятся не реже одного раза в месяц. После заключения Комиссии готовится проект соответствующего распоряжения главы о представлении к государственной награде.

14.3.3. Подготовку материалов для заседаний Комиссии, разработку проектов распоряжений о награждениях государственными наградами, контроль за дальнейшим своевременным прохождением подготовленных материалов осуществляет Управлением кадров и муниципальной службы Окружной администрации.

14.3.4. Распоряжения и наградные листы на представление физических лиц к награждению государственными наградами Российской Федерации подписывает только глава, наградами Республики Саха (Якутия) в отсутствие главы - исполняющий обязанности главы.

15. ПОДГОТОВКА ВИЗИТОВ ИНОСТРАННЫХ ДЕЛЕГАЦИЙ И ДЕЛЕГАЦИЙ

АДМИНИСТРАТИВНО-ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ЕДИНИЦ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

15.1. Подготовка и проведение мероприятий, связанных с визитами иностранных делегаций и делегаций административно-территориальных единиц субъектов Российской Федерации, осуществляется в соответствии с Основными положениями государственного протокола в Республике Саха (Якутия), утвержденными распоряжениями Президента Республики Саха (Якутия) от 17.02.2010 N 82-РП, 16.02.2011 N 66-РП.

15.2. Прием иностранных делегаций, делегаций административно-территориальных единиц субъектов Российской Федерации в городском округе «город Якутск» осуществляется по приглашению главы городского округа «город Якутск» и на основе поступивших официальных запросов от иностранной или российской стороны о намерении посетить городской округ «город Якутск» с указанием сроков, цели визита и состава делегации.

15.3. Отдел по внешним связям и делам народов за 20 (двадцать) рабочих дней до начала визита иностранных делегаций ставит в известность Министерство по внешним связям и делам народов Республики Саха (Якутия) для последующего информирования Представительства Министерства иностранных дел Российской Федерации в г. Якутске.

15.4. При организации приема Отделом по внешним связям и делам народов и Управлением по обеспечению деятельности Окружной администрации города Якутска совместно со структурным подразделением Окружной администрации, по вопросам которого планируется визит осуществляются следующие функции:

1) подготовительная работа к приему делегации: переговоры и переписка с лицами, уполномоченными организовать визит прибывающей стороны (сроки и цели визита, состав делегации, предложения по программе пребывания, темы встреч и переговоров, подготовка необходимых информационных материалов);

2) разработка программы пребывания делегации и утверждение у главы городского округа «город Якутск» или заместителя главы – руководителя Аппарата окружной администрации, в зависимости от ранга принимаемой иностранной делегации, делегации административно-территориальной единицы субъекта Российской Федерации. Информирование после утверждения программы пребывания компетентных органов;

3) оказание помощи в оформлении документов на приглашение и право пребывания иностранной делегации на территории Республики Саха (Якутия);

4) приобретение цветов (в случае необходимости);

5) обеспечение бронирования гостиничных номеров в соответствии с заявкой от делегации;

6) подготовка помещений для проведения официальных мероприятий (флажки настольные, флаги напольные (в случае необходимости), папки и ручки для подписания, настольные таблички, прохладительные напитки и др.);

7) обеспечение пропуска делегации в здание Окружной администрации;

8) приобретение сувениров (памятных подарков) с государственной символикой;

9) взаимодействие с ГИБДД в случае необходимости сопровождения.

15.5. Функция обеспечения автотранспортом для перемещения делегации в соответствии с утвержденным в программе пребывания графиком движения автотранспорта осуществляется МКУ «Управление делами» ГО «город Якутск».

15.6. Для организации приема от имени главы городского округа «город Якутск» Управлением обеспечения деятельности Окружной администрации города Якутска осуществляются следующие функции:

1) подготовка места проведения официального приема;

2) подготовка и согласование списка участников приема;

3) рассылка приглашений в соответствии с утвержденными списками;

4) подготовка схемы рассадки в соответствии с протокольным старшинством.

15.7. Для организации приема от имени главы городского округа «город Якутск» Управлением обеспечения деятельности Окружной администрации города Якутска совместно с МКУ «Управление делами» ГО «город Якутск» осуществляются следующие функции:

1) разработка меню;

2) обеспечение контроля качества обслуживания.

15.8. Отделом по внешним связям и делам народов Окружной администрации города Якутска готовится информационная папка для главы городского округа «город Якутск» со следующими материалами:

1) программа пребывания официальной делегации;

2) информационная справка о цели визита делегации;

3) список участников встречи;

4) биографическая справка на руководителя делегации;

5) перечень обсуждаемых вопросов;

6) проекты документов для подписания;

7) информация о предшествующих визитах представителей делегации, а также информация об ответных визитах, достигнутых ранее договоренностях и их реализация;

8) информация из Министерства по внешним связям и делам народов Республики Саха (Якутия) о взаимоотношениях Российской Федерации со страной, делегация которой прибывает на встречу.

В случае рабочего или неофициального (частного) визита содержание информационной справки может быть сокращено.

15.9. По итогам визита иностранной делегации руководитель структурного подразделения Окружной администрации, по вопросам которого состоялся визит, предоставляет отчетность в Отдел по внешним связям и делам народов для подготовки итогового отчета главе городского округа «город Якутск».

15.10. В отчетности должно быть отражено: когда, где, с кем проводились встречи; цели их проведения; какую компанию или организацию представляли иностранные партнеры; кто присутствовал; основное содержание беседы - затронутые ключевые вопросы, достигнутые соглашения, решения; какая информация и документы получены от иностранных партнеров и переданы им.

15.11. Отдел пресс-службы по согласованию с Отделом по внешним связям и делам народов Республики Саха (Якутия):

1) обеспечивает освещение визита делегации в средствах массовой информации;

2) организует и проводит предусмотренные программой пребывания пресс-конференции и интервью;

3) осуществляет подготовку пресс-релизов о визите делегации.

16. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ РЕГЛАМЕНТА

16.1. За нарушение требований настоящего Регламента, а также за разглашение сведений служебного характера, виновные лица могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством.